Hogyan küszöbölhetők ki az adatminőségi problémák ERP rendszer bevezetésekor?

A vállalati erőforrás-tervezési (ERP) rendszer bevezetése nagy lépés egy szervezet életében, amely komoly stratégiai és operatív változásokat eredményez. A vállalatok célja az implementációval a működés hatékonnyá tétele minden területen, illetve egy olyan közös kommunikációs platform létrehozása, amely minden részleg számára elérhető, egyetlen igazságforrásként szolgál. Az ide vezető út azonban nem mentes kihívásoktól. Az egyik ilyen probléma az adatminőség lehet, amely jelentősen befolyásolhatja egy ERP-megoldás hatékonyságát. De mi is ez, és mit tehetünk ellene?

 

Az ERP-rendszer képes egyesíteni többek között a raktárból, az értékesítési megrendelésekből, a marketingtől, a pénzügytől, a humánerőforrástól és a vezetői irodáktól származó adatokat. Ez segít a vállalkozásoknak abban, hogy kihasználják a digitális ökoszisztémák adta lehetőségeket, és versenyelőnyt szerezzenek a piacon.

Azonban a bevezetés során felmerülő adatminőségi problémák jelentős következményekkel járhatnak a sikerre nézve. A megbízható adatkezelési gyakorlatok bevezetése, az adattisztítás és -érvényesítés elvégzése, az adatok pontosságának és teljességének biztosítása, valamint az adatminőség-ellenőrzési mechanizmusok létrehozása kulcsfontosságú lépések az adatminőség javításához és az üzleti működésre gyakorolt negatív hatások minimalizálásához.

 

Mikor beszélünk adatminőségi problémáról?

A „piszkos” adatok olyan strukturált és strukturálatlan információk, amelyek hibásak vagy hibákat tartalmaznak. Ezek lehetnek duplikált vagy elavult információk, hiányos adatok vagy az adatbázis sémájában nem megfelelően leképezett adatok. A gyakorlatban általában hiányzó mezőértékek, helytelen formátumok (pl. telefonszámok), duplikált szállítói rekordok vagy régebbi szervezeti struktúrára utaló értékek formájában jelennek meg. Helyreállításukat, kijavításukat nevezzük „tisztításnak”.

 

Hogyan előzhetjük meg a bajt?

Az adatminőség biztosítása az ERP bevezetése során tervezést, validálást, keresztellenőrzést és az információk ellenőrzésére szolgáló munkafolyamatok létrehozását igényli. Ezek a módszerek segítenek ellenőrizni, hogy az adatok pontosan tudnak-e válaszolni a releváns kérdésekre. Ha az ERP bevezetése során adatminőségi problémák merülnek fel, és azokat nem kezelik, a bevezetés akár kudarcba is fulladhat.

A szállítópartner felkészültsége ezen a területen (is) kulcsfontosságú szempont. Az ő feladata ugyanis, hogy előre gondolkodva felmérje az adott vállalat igényeit, és kiértékelje, hogy a rendelkezésre álló adatok megfelelőek-e a kívánt cél eléréséhez. Ha a felmerülő kérdések elméletben megválaszolhatók az alap adatkészletből, elkezdődhet a munka. Amennyiben valami hiányzik, azt fel kell venni az indulócsomagba.

 

Második lépésként ellenőrizni kell, hogy az alapadatok következetesek-e, nem tartalmaznak-e duplikált, esetleg pontatlan információkat. Figyelembe kell venni, hogy volt-e a múltban olyan változás, amely hatással volt az adatgyűjtésre; illetve hogy van-e bármilyen egyedi, vállalatspecifikus metódus a gyűjtésben, amihez később alkalmazkodni kell. Szükséges egyeztetni a formátumokat, címadatokat, elnevezéseket, táblázatkezelési módszereket. Ezek figyelembe vételével lehet kialakítani az új rendszer alapjait, megoldásait. Itt nehézséget jelenthet a különböző részlegek adatvezetésében tapasztalható eltérés, melyek szinkronizálása, összefésülése elengedhetetlen.

Az ERP rendszerek egyik legnagyobb előnye, hogy a valós idejű adatok a lehető leghatékonyabb döntéshozatalt teszik lehetővé. Ehhez viszont mindig aktuális adatbázisra van szükség. Bevezetéskor fontos, hogy a lehető legfrissebb adatokkal dolgozzunk, és hogy gondoskodjunk azok naprakészen tartásáról is. Ha előre tudjuk, mely területeken van szükség valós idejű jelentésekre, úgy alakíthatjuk ki a működést, hogy a rendszer minimalizálja az emberi hiba lehetőségét az automatikus kitöltésnek köszönhetően.

Nemcsak a gyorsan változó adatok tudnak azonban elévülni, az állomány rendszeres felülvizsgálata döntő fontosságú a hatékonyság megőrzése szempontjából. Az email címek, telefonszámok, bankszámla adatok, céginformációk viszonylat ritkán változnak, de annál nagyobb fennakadást tudnak okozni, ha pontatlanok. Emellett azt is meg kell vizsgálni, hogy a rögzített adatok megfelelnek-e a szervezeti követelményeknek – például, hogy az adott ügyfélhez rendelt hitelkeretnek van-e maximális értéke, és az megfelel-e a szerződésben foglaltaknak. Ezek időszakos ellenőrzéséről is gondoskodni kell.

 

A DynaGO csapata olyan tudással rendelkezik, amelyet kizárólag hosszú évek és több sikeres bevezetés után alakult ki. Kollégáink a fent említett tapasztalatok alapján személyre szabott, speciális sablonok segítségével igyekeznek megkönnyíteni minden egyes ügyfelünk számára a szükséges adatok átvitelét az új ERP rednszerbe, amelyek maximálisan kihasználják a Microsoft Dynamics 365 vagy Business Central nyújtotta lehetőségeket. Szakértő munkatársaink a tervezés és a bevezetés bármely szakaszában készséggel állnak ügyfeleink rendelkezésére.

 

Kiemelt kép forrása: Canva