Kell-e a kisvállalkozásoknak ERP rendszert használniuk? Előnyök és hátrányok, amelyeket érdemes mérlegelni

Kihívás találni olyan jelentős, nagy méretű és múltú szervezetet, amely nem támaszkodik ERP rendszerre az üzleti tevékenység különböző aspektusainak – például az ügyfélkapcsolat-kezelés, a projektmenedzsment, a könyvelés, a HR és a marketing – racionalizálása érdekében. Az ERP rendszerek ezeket a funkciókat, területeket egy egységes kezelőfelületre csoportosítják, ami megkönnyíti a stratégiatervezést és a napi munkafolyamatokat is. Nagyvállalatok esetében az ERP előnyei nyilvánvalóak, sok kisvállalkozó azonban bizonytalan abban, hogy megfelelő választás-e számára egy ilyen beruházás. A döntés megkönnyítése érdekében összeszedtük a legfontosabb tudnivalókat.

 

A vállalatirányítási rendszerek előnyei szervezetenként eltérőek lehetnek, az iparágtól és az egyedi követelményektől függően. Vannak viszont olyanok, amelyek minden vállalkozás számára egyformán fontosak és jelentőségteljesek.

 

Mik az előnyök?

A fejlett vállalatirányítási rendszerek hosszú távon kedvező növekedési és skálázhatósági potenciált kínálnak. Jellemzően nagymértékben alkalmazkodóképesek, és az üzleti igények széles körére kínálnak megoldást. Ráadásul különböző alkalmazások segítségével testre szabhatóak. Bár a bevezetés kezdetben jelentős erőforrásokat igényelhet, a befektetés megtérülése gyakran gyors és nagy mértékű.

A különböző folyamatok automatizálásának vagy optimalizálásának képessége pénzügyi, időbeli és egyéb erőforrás-megtakarításhoz vezet.

Egy vállalat méretétől függetlenül egy ERP-rendszer képes centralizálni, optimalizálni és automatizálni számos alapvető üzleti folyamatot. Ez elősegíti a zökkenőmentes és súrlódásmentes munkakörnyezetet az alkalmazottak számára, ami az általános hatékonyság és termelékenység javulását eredményezi. Ráadásul egy integrált adatkezelési megoldás nemcsak biztonságosan gyűjti és tárolja az adatokat, hanem fejlett riportálási lehetőségeket is kínál. Ez lehetővé teszi az adatvezérelt döntéshozatalt a jövőbeli műveletekhez. Ezen felül csapatok, részlegek egyszerűsített irányítása, a projektek és feladatok kiosztása, a megbeszélések ütemezése és a közös célokkal kapcsolatos általános együttműködés sokkal könnyebbé válik, ha minden folyamat összekapcsolódik.

 

Mik a hátrányok?

Ahol vannak előnyök, ott lesznek hátrányok is. Felelős és megbízható partnerként kötelességünk ezekre is felhívni a figyelmet. Míg az előnyök hasonlóak kis- és nagyvállalatok esetében, vannak hátrányok, melyek jobban érintik azokat a gazdasági szereplőket, akik kevesebb erőforrással rendelkeznek.

Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése és fenntartása jelentős kiadásokkal járhat, a választott szoftvertől és a szükséges szolgáltatásoktól függően. Ez a vállalat jövőjébe történő befektetésnek minősül, ami kellő pénzügyi stabilitást igényel nemcsak a bevezetési szakasz támogatásához, hanem a folyamatos karbantartási költségek fedezéséhez is. A pénzügyi források mellett az ERP bevezetési folyamat jelentős időbefektetést is igényel. Számos tevékenységet és alkalmazást kell integrálni az egyedi üzleti igényeknek megfelelően. Az összes adat rendszerbe történő migrálása kritikus lépés, amely átfogó tesztelést igényel, hogy a kezdetektől fogva zökkenőmentes működést biztosítson.

Az alacsony létszámú kisvállalkozások nem sűrűn tapasztalnak változást a napi működésükben. Következésképpen az üzleti gyakorlatukban bekövetkező alapvető változtatások végrehajtása során az alkalmazkodási szakasz kihívást jelenthet. Ez az átmeneti ciklus valószínűleg hatással lesz a munkatársak termelékenységére, míg megismerkednek a módosítások előnyeivel. Ez az időszak intenzív oktatásokkal rövidíthető.

 

Mikor lépjünk?

Ha mérlegre tesszük az érveket és ellenérveket, nem az lesz a kérdés, hogy szükség van-e ERP-rendszerre, hanem az, hogy mikortól érdemes beruházni. Az optimális időpont kiválasztása azonban erősen függ az üzleti folyamatoktól és igényektől, valamint a rendelkezésre álló pénzügyi és személyi erőforrásoktól. Néhány általános jel viszont rámutathat arra, egy vállalat mikor áll készen, hogy fejlett vállalatirányítási megoldásokat vezessen be.

A kisvállalkozások többsége gyakran több különböző szoftvert használ az alapvető üzleti folyamatok működtetéséhez. Azonban ez nem mindig a legoptimálisabb megoldás az ár-érték arány szempontjából, mivel az előfizetési díjak jelentős terhet rónak rájuk, és hosszú távon különféle hatékonysági problémákat is okozhatnak.

Gondoljunk arra, amikor a projektmenedzsment és az ügyfélkapcsolati feladatok el vannak különítve a pénzügyi és számviteli szoftvertől. A szétválasztás további időt és erőfeszítést igényel a kettő közötti adatátvitelhez. Ráadásul, ha további funkciókat – például marketinget – is beépítünk, amelyek mindegyike különálló, harmadik féltől származó alkalmazást és adatbázist igényel, az még inkább bonyolítja a munkafolyamatot. Az, hogy egyetlen projektben több rendszerhez kell hozzáférni, szükségtelenül komplikálja a napi működést, ami az értékes erőforrások kimerüléséhez vezet – már csak a felhalmozódó előfizetések miatt is.

A tartós sikerhez elengedhetetlen az összetartó és produktív munkakörnyezet kialakítása. Ha bármilyen kihívást észlelünk az együttműködésben, az jelezheti, hogy szükség van olyan jobb eszközök és folyamatok feltárására, amelyek megkönnyíthetik a projektmunkát. A gyakran felmerülő problémák közé tartozik a nem megfelelő kommunikáció, a feladatok tulajdonjogával kapcsolatos gyakori félreértések és a projektek koordinálásának nehézségei.

 

A hatékony adatkezelés kulcsfontosságú, mivel az adat a vállalkozások legfontosabb értéke. A megfelelő adatkezelési folyamatok meglétének biztosítása kiemelkedő jelentőségű. Az ügyfelekről gyűjtött adatok jellemzően különböző forrásokból származnak, így könnyen el is veszhetnek. Ha a cég nehézségekbe ütközik ezen adatok gyűjtése, elemzése és biztonságos tárolása során, az arra utal, hogy meglévő megoldása nem megfelelő. Ez nemcsak működési hatékonyság szempontjából lényeges, hanem az adatvédelmi előírásoknak való megfelelés fenntartásához is elengedhetetlen.

Az ügyfelek elégedetlensége leggyakrabban a termékek szállítása során elkövetett hibákból, a válaszadásra szánt hosszú időből, a vásárláskor szerzett kellemetlen tapasztalatokból vagy a kiszolgálásban elkövetett hibákból ered. Ezek a problémák sokszor az elavult, nem hatékony rendszerekben gyökereznek, amelyeket a szervezet a folyamatok kezelésére használ.

A gyors növekedés időszaka minden vállalkozás számára rendkívül izgalmas periódus. Másrészt hihetetlen kihívásokat jelent, és próbára teszi, hogy a meglévő folyamatok hosszú távon fenntarthatóak-e. A vállalatok általában azt tapasztalják, hogy a jelenlegi szoftverük nem hagy elég teret a skálázhatóságnak, és nem fedezi a gyorsan bővülő vállalkozás újonnan felmerülő igényeit. Ilyenkor elengedhetetlen a munkafolyamatok alapvető újragondolása és a változó körülményekhez való alkalmazkodás.

 

Mindent egybevetve megállapítható, hogy nincs kimondott szabály, ami feketén-fehéren megmondja, készen áll-e egy kisvállalkozás az ERP bevezetésére. A döntéshez sok egyedi tényezőt kell figyelembe venni. Ha esetleg bizonytalan lenne, kérje a Dynago segítségét, szakértőink bemutatják a bevezetés folyamatait és megbecsülik a várható költségeket vállalkozása számára!

 

Kiemelt kép forrása: Canva