Bejegyzések

dynago

SAP Business ByDesign helyett Microsoft Business Central? Több okból is megéri!

/in /by

Több mint egy éve, 2022 végén érkezett a hír, hogy az SAP 2023 második negyedévében leállítja az új funkciók fejlesztését a kis- és középvállalkozásoknak szánt Business ByDesign szoftveréhez. Bár a megszűnés után a jogi követelményeknek való megfelelést vagy a biztonsági hiányosságok megszüntetését célzó frissítések érkeznek, azoknak, akik innovációra vágynak, érdemes elgondolkodni új szoftver bevezetésén. A Microsoft Dynamics 365 Business Central kiváló alternatíva lehet.

 

Az, hogy az SAP döntése után a Business ByDesign rendszeréhez csak biztonsági javítások és jogi frissítések érhetők el a jövőben, egyenlő a technológiai leállással. Azok az ügyfelek, szervezetek, amelyek hosszú távon gondolkodnak, és nem engedhetik meg maguknak, hogy figyelmen kívül hagyják az új fejlesztéseket, a kezdeti sokk után kénytelenek más megoldás után nézni. Azaz új szoftvert választani és bevezetni, ami nem egyszerű folyamat, számos ponton elcsúszhat.

A Forbes Advisor a Microsoft Dynamics 365 Business Centralt választotta az SAP rendszerének legjobb általános alternatívájának 2024-re.

A Microsoft Dynamics 365 Business Central teljes körű ERP-megoldás, amely segíthet a különböző méretű és struktúrájú vállalkozásoknak abban, hogy egyetlen platformon keresztül optimalizálják az értékesítési, szolgáltatási, projekt- és üzemeltetési csapatokat. A Microsoft Dynamics 365 Business Central az SAP terméke által kínált funkciók és eszközök jelentős részét képes nyújtani, de alacsonyabb áron. A rendszer a felhőben telepíthető, így a csapatok bárhol is dolgozzanak, kapcsolatban maradhatnak, a vállalkozások pedig az igényeik változása szerint méretezhetik beruházásaikat anélkül, hogy további informatikai infrastruktúra-költségeket kellene magukra vállalniuk. Ráadásul helyszíni verzió is elérhető azon vállalkozások számára, amelyek nem bíznak a felhőalapú megoldásokban, vagy a jogszabályi megfelelés miatt nem tudják azokat használni.

Lássuk, milyen érvek szólnak még a Microsoft Dynamics 365 Business Central mellett, ha valaki váltana SAP Business ByDesignról!

A Forbes Advisor a Microsoft Dynamics 365 Business Centralt választotta az SAP rendszerének legjobb általános alternatívájának 2024-re. (Fotó: Microsoft)

 

 

[keret]Ahogy fentebb is írtuk, a Business Central – köszönhetően a liszenszmodellnek – költséghatékony megoldás. Az előfizetéseken alapuló árképzési struktúra lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy egyedi igényeik alapján fizessenek, ami növeli a költségvetés kiszámíthatóságát és egyszerűbbé teszi a tervezést.[/keret]

A költséghatékonysághoz szorosan kapcsolódik a rugalmasság. Ahogy a vállalkozások bővülnek, rendszereiknek alkalmazkodniuk kell a növekvő felhasználó- és műveletszámhoz. A Business Central egyszerű skálázhatósága elősegíti a zökkenőmentes fejlesztést, és fluid átmenetet biztosít, miközben a vállalatok új feladatokat vezetnek be vagy bővítik termékcsaládjaikat.

A konfigurálhatóság szintén kulcsfontosságú tényező. A Business Central olyan felületet kínál, amely egyszerre felhasználóbarát és nagymértékben testre szabható. Az ismerős Microsoft-felület és a más Microsoft-eszközökkel való integrációs lehetőség megkönnyíti az alkalmazottak számára az adaptációt, csökkentve a betanítás időtartamát, növelve a termelékenységet. A Business Centralban a mezők, űrlapok és folyamatok testreszabásának képessége lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy olyan személyre szabott megoldásokat hozzanak létre, amelyek jobban megfelelnek az egyedi követelményeknek.

A Microsoft ökoszisztéma lehetővé teszi a Business Central számos más Microsoft-eszközzel, köztük a Power BI-jal, az Outlookkal, a Teamsszel, a Power Apps-szal és a Co-pilottal való kommunikációját. Ez egyszerűsíti a folyamatokat, javítja az adatok átláthatóságát, és új szintre emeli a döntéshozatalt.

Egyetlen felületen láthatunk elemzéseket, kommunikálhatunk a kollégákkal, és mindeközben élvezhetjük a mesterséges intelligencia (MI) által biztosított előnyöket.

Szándékosan hagytuk a Co-pilotot és a mesterséges intelligenciát a felsorolás végére, ugyanis 2024-ben várhatóan tovább folytatódik az MI forradalma – a témáról itt írtunk bővebben. mesterséges intelligenciának olyannyira fontos szerepe van a Microsoft hosszútávú stratégiájában, hogy a redmondiak január elején bejelentették, hogy a Co-pilot dedikált fizikai gombot kap a Windows 11-es számítógépek billentyűzetén. Ilyen bejelentést a cég utoljára közel 30 éve tett, amikor a Start menü gombja került fel a klaviatúrára. Ebből sejthető, hogy a Microsoftnál komolyan gondolják a dolgot, és számos innováció érkezik majd a területen.

Ez egyben azt is jelenti, hogy – ellentétben az SAP rendszerével – érkeznek frissítések és fejlesztések a Business Centralhoz is, amelyek egyszerűbbé és hatékonyabbá tehetik a vállalatok működését mérettől függetlenül.

 

Kiemelt kép forrása: Canva

dynago

Hogyan hozhatják ki az alkalmazottak a legtöbbet az új ERP rendszerből?

/in /by

A vállalkozások általában azért fektetnek be ERP rendszerbe, hogy egyszerűbbé, hatékonyabbá tegyék működésüket. Sokan elkövetik azonban azt a hibát, hogy pusztán informatikai fejlesztésként tekintenek a beruházásra, és a felhasználói edukációra nem fordítanak kellő figyelmet. Az ERP rendszer csak egy eszköz, amely – bármennyire is komplex és nagy teljesítményű – önmagában nem oldja meg a szervezet problémáit. A használatának módja az, ami meghozza az előnyöket, ez pedig nagyban függ a kollégák felkészítésétől. Lássuk, mit tehetünk ezen a téren!

 

Az új szoftverek bevezetésekor a megfelelő felhasználói képzés az egyik alap sikertényező, mégis előfordul, hogy valamilyen okból háttérbe szorul. Vagy szimplán nem tulajdonít neki nagy jelentőséget a vállalat, vagy ezen a területen próbál pénzt és időt spórolni. Aztán a mindennapi ügymenethez való visszatéréskor szembesül azzal a vezetés, hogy a rendszer kevésbé hatékony, mint várták. Ilyenkor azonban már nehéz újraszervezni a folyamatokat, és visszatérni az alapokhoz. Fontos tehát, hogy minden annak érdekében történjen, hogy a technológiát a javunkra tudjuk fordítani.

 

A rendszer felxibilitása életet ment

Mielőtt a bevezetést fontolgató vezető megijedne, és meggondolná magát, érdemes megjegyezni, hogy a modern ERP rendszerek – így a Dynago által előnyben részesített Microsoft szoftverek is – teljes mértékben munkakörre szabhatóak. Lehetőség van egyes felhasználói csoportok számára eltérő felületeket létrehozni.

Gyakorlatban ez annyit jelent, hogy senki sem fog olyan funkcióval találkozni, amire a munkája során ne lenne szüksége: a terepen dolgozó, fizikai munkát végző, árut átvevő kollégák más menüpontokhoz férnek hozzá, mint az elemzésekkel dolgozó munkatársak vagy a stratégiai döntéseket hozó vezetők, és fordítva.

Senki sem kap feleslegesen bonyolult vagy túlságosan alacsony tudású rendszert, miközben mindenki hozzáteszi saját részét a nagy egész működéséhez.

Sokan elkövetik azonban azt a hibát, hogy pusztán informatikai fejlesztésként tekintenek a beruházásra, és a felhasználói edukációra nem fordítanak kellő figyelmet. (Fotó: Canva)

 

Egy jó terv mindennek az alapja

A felhasználói edukáció nulladik lépése a bevezetés tervezési szakaszában kezdődik. Fel kell mérni az igényeket, és tisztában kell lenni a userek képességeivel. A szállítói tapasztalaton is múlik, hogy a rendszer szofisztikáltsága megfeleljen a vállalat adottságainak. Itt jön képbe a fentebb említett felületegyszerűsítés is, hiszen nem jó, ha minden bonyolult és sokrétű. Ha szükséges, egyes munkakörök esetében beállítható hibaszűrés és automatikus kitöltés is. Ezzel a hibák és az időveszteségek jelentős része kiküszöbölhető.

 

Egyénre szabva

A különböző végfelhasználók eltérő tanulási stílusokkal, preferenciákkal és képességekkel rendelkezhetnek. Egyesek inkább videók segítségével tanulnak, mások írott útmutatókat olvasnak. Valakinek több gyakorlati tréningre és visszajelzésre van szükségük, mások önállóak. A kollégák rendelkezésre álló idejét és rugalmasságát is figyelembe kell venni, lehet, hogy erőforrásokat kell felszabadítani a sikeres képzés érdekében.

Érdemes minél színesebb képzési és támogatási módot implementálni, mint például az online tanfolyamok, webináriumok, személyes workshopok, hírlevelek, GYIK szekció, help desk vagy oktatói program. Így mindenki megtalálhatja a számára leginkább befogadható verziót.

 

Hogyan, miért, mikor?

A legtöbb probléma jellemzően abból adódik, hogy a felhasználók a gyakorlatban nem jól használják a rendszert. Ahhoz, hogy később ne legyen fennakadás, a magukat magabiztosnak gondoló kollégáknak is többször meg kell mutatni a szoftver működését minden eshetőségre kitérve. A ”hogyan” mellett a ”miért” és a ”mikor” is fontos. A képzés során meg kell mutatni, az új rendszer mivel járul hozzá az üzleti célok eléréséhez. Ismertetni kell azokat a folyamatokat, amelyeket egyszerűsít, segít a szoftver használata. Ha a munkatársak megértik, miként szolgálja és segíti őket az előrelépésben az új program, könnyebben is fogadják el.

Az ERP rendszer csak egy eszköz, amely – bármennyire is komplex és nagy teljesítményű – önmagában nem oldja meg a szervezet problémáit. A használatának módja az, ami meghozza az előnyöket. (Fotó: Canva)

 

Hogyan csináljuk mi?

A Dynago edukációs módszereit mindezeket szem előtt tartva alakítottuk ki. Biztosítunk személyes és online oktatást is – utóbbi rögzíthető, és bármikor újra lejátszható.

A leadott anyagból vizsgáztatjuk is a végfelhasználókat, ami több szempontból is hasznos: egyrészt fokozza a figyelmet, másrészt visszajelzést ad az oktatásról és a befogadásról.

Különösen fontos az ellenőrzés, hiszen általános jelenség, hogy az online oktatáson a résztvevői oldalon tapasztalható tényezők (munkavégzés képzés közben, figyelemmegosztás, stb.) miatt nehezebb átadni az információt.

 

Elemzések, visszajelzések

A tanulási folyamat az oktatás után sem ér véget. Folyamatosan figyelemmel kell kísérni a hatékonysági eredményeket, meg kell keresni azokat a szűk keresztmetszeteket, amelyek kiiktatásával tovább fejlődhet a szervezet. Célszerű, ha az eredményeket az érintett részlegekkel közösen értékeljük ki, betekintést nyújtva a használat gyakorlati előnyeibe. Adatelemzés közben kiderül, melyek azok a területek, ahol további oktatásra lehet szükség. Emellett folyamatosan monitoroznunk kell a felhasználói igényeket, és gyűjtenünk kell a visszajelzéseket, amelyeket mérlegelve meghatározhatjuk, hogyan haladunk tovább a jövőben.

 

A Dynago szakembereinek munkája nem ér véget a bevezetéssel. A működés további szakaszaiban is állunk ügyfeleink rendelkezésére, és tanácsainkkal segítjük a zökkenőmentes üzemeltetést. Forduljon hozzánk bizalommal!

 

Kiemelt kép forrása: Canva

dynago

Miért érdemes a vállalkozásoknak a Microsoft Dynamics AX-ről Microsoft Dynamics 365-re váltaniuk?

/in /by

Sajnos nem ritka 2023-ban, hogy a vállalkozások nem támogatott, korábbi vállalatirányítási rendszereket használnak, és sok esetben helyben tartanak fenn szervereket az adatok tárolására. Sokan egyszerű lustaság miatt, a költségektől való félelem miatt, vagy pusztán azért maradtak a korábbi rendszernél, mert még nem fogadták el teljes mértékben a digitális váltás előnyeit. Több érvünk is van amellett, miért érdemes megfontolni az áttérést régebbi platformokról – mint például a Microsoft Dynamics AX-ről – a Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations-re (F&O) vagy Business Central-ra.

 

Számos vállalkozás még mindig korábbi rendszerekre támaszkodik, mint például a Microsoft Dynamics AX, miközben egyre többen alkalmazzák az olyan korszerű technológiákat, mint a Microsoft Dynamics 365 F&O vagy Business Central, és használják ki annak funkcióit és adottságait. Bár az átállás jelentős döntés, érdemes megjegyezni, hogy általában kevesebb kellemetlenséggel jár, mint azt a legtöbben előzetesen hiszik.

 

Miért éri meg váltani?

Az AX-ről Dynamics 365 F&O-ra vagy Business Central-ra történő frissítés elsődleges és legmeggyőzőbb érve az architektúrában rejlik. Egyrészt a Dynamics AX helyhez kötött platformként épül fel, ami azt igényli, hogy a felhasználók az alkalmazást a saját fizikai szervereiken helyben üzemeltessék. Ezzel szemben a Dynamics 365 F&O vagy Business Central felhőalapú megoldás. Míg Dynamics AX kizárólag telepített felületeken keresztül érhető el, a Dynamics 365 minden platformon, eszközön, webböngészőn és operációs rendszeren keresztül elérhető, idő- és helybeli korlátoktól függetlenül – sokkal intuitívabb felhasználói felülettel, jobb felhasználói élménnyel.

Felhőalapú ERP-megoldásként a Dynamics 365 F&O és Business Central lehetővé teszi a szolgáltatási kapacitás igény szerinti módosítását, ami jelentős eltérést jelent a Dynamics AX esetében tapasztalt skálázhatósági korlátokhoz képest.

A Dynamics 365 F&O és Business Central szolgáltatásai rugalmasan alakíthatóak, ahogyan a vállalkozás bővül, így nincs szükség jelentős előzetes beruházásokra. A működés minimális szolgáltatáscsomaggal elindítható, és a rendszert fokozatosan, a vállalat növekedésével párhuzamosan lehet bővíteni.

Sajnos nem ritka 2023-ban, hogy a vállalkozások nem támogatott, korábbi vállalatirányítási rendszereket használnak, és sok esetben helyben tartanak fenn szervereket az adatok tárolására. (Fotó: Canva)

 

A szolgáltatások köre szabadon testre szabható, akár növelhető, akár csökkenthető, a csapat mérete, a költségvetési korlátok, valamint a szervezet által igényelt konkrét modulok és alkalmazások alapján. A Dynamics 365 F&O és Business Central előfizetéses modellje költséghatékonyabb megoldásnak bizonyul, mivel megakadályozza az erőforrások pazarlását, és lehetővé teszi, hogy csak a pontos igényeknek megfelelő szolgáltatásokat szerezzük be, nem pedig egy teljes csomagot. Csak azért kell fizetni, amit valóban használunk is. Éppen ezért az AX-szel ellentétben, a BC kisebb vállalkozások számára is ideális választás lehet. Több ezer lehetőség közül választható ki az adott szervezet számára leginkább hasznos bővítmény. Legyen szó HR-ről, pénzügyről, készletgazdálkodásról vagy beszerzésirányításról, minden iparág minden területére találni innovatív, hatékonyságnövelő megoldásokat.

Fontos megjegyezni, hogy a Dynamics AX támogatása 2023. januárjában befejeződött.

Ennek eredményeképpen a Microsoft a Dynamics AX egyik verziójához sem biztosít több kritikus frissítést, hotfixet, adószabályozási változást (lokalizáció) vagy biztonsági javítást. Az F&O-val és BC-vel a vállalkozások a legmodernebb és legbiztonságosabb technológiához juthatnak hozzá – ráadásul a kisebb frissítések a háttérben történnek anélkül, hogy megakasztanák a mindennapi folyamatokat.

A Dynamics megoldások kiválóan használják ki a Microsoft ökoszisztémáját, számos Microsoft termékkel, köztük az Office 365 csomaggal, sőt még harmadik féltől származó alkalmazással és szolgáltatással is képes együttműködni. Így nemcsak az ismétlődő, időigényes feladatokat válthatjuk ki – ezzel nem kevés pénzt spórolva –, hanem az adatgyűjtést is a következő szintre tudjuk emelni. Mivel különböző platformokról gyűjthetünk vele adatokat, rövidíthetjük a várakozási időket, és fokozhatjuk az ügyfélélményt.

 

Előbb tervezni, aztán cselekedni

Amikor egy vállalat elhatározza, Microsoft Dynamics 365 F&O-ra vagy Business Central-ra frissít, mindenképp javasoljuk a helyzetének felmérését. Ennek az értékelésnek ki kell terjednie az alapvető üzleti célkitűzésekre, és figyelembe kell vennie a rendelkezésre álló pénzügyi forrásokat is. Emellett elengedhetetlen az új megoldás által nyújtott funkciók és képességek mélyreható megértése. Ez határozza meg valójában, hogy az aktuális AX-ről melyik irányba lépjünk tovább.

A Business Central funkcionalitása sok esetben már meghaladja a korábbi AX verziók képességeit, így míg korábban egy-egy tulajdonság miatt az AX mellett kellett letenni a voksot, ma már ez koránt sincs így.

A Business Central vállalat méret szempontjából nagyon széles skálán mozog. Az kis vállalkozásoktól, bizonyos funkcionalitások mellett, akár a nagyvállalatok kiszolgálására is alkalmas lehet. Amint a vállalkozás tisztában van sajátos igényeivel, megkezdheti az áttérés tervezési szakaszát. Az ERP rendszerek modernizálásáról bővebben ebben a cikkben írtunk.

Sokan egyszerű lustaság miatt, a költségektől való félelem miatt, vagy pusztán azért maradtak a korábbi rendszernél, mert még nem fogadták el teljes mértékben a digitális váltás előnyeit. (Fotó: Canva)

 

Mit érdemes átgondolni?

A Microsoft Dynamics 365 F&O vagy Business Central átállásra való felkészülés során néhány kulcsfontosságú tényezőt érdemes figyelembe venni. Elengedhetetlen a jelenlegi üzleti helyzet alapos elemzése. Tekintettel az igények állandóan változó jellegére, alapvető fontosságú, hogy számos forgatókönyvvel kalkuláljunk.

Könnyen előfordulhat, hogy a Microsoft Dynamics AX akár egy évtizeddel ezelőtti kiválasztása már nem felel meg a vállalkozás jelenlegi és változó követelményeinek.

Ugyanilyen lényeges a továbblépéshez szükséges ütemterv kialakítása. Az új rendszerbevezetésének megkísérlése jól strukturált terv és stratégia nélkül elvesztegetett erőfeszítésekhez és rossz döntésekhez vezethet, amelyek megzavarhatják az egész üzleti ökoszisztémát. Elengedhetetlen egy világos ütemterv kidolgozása fázisokkal, azokon belül mérföldkövekkel és célkitűzésekkel, amelyek vezérelvként szolgálnak majd az átállási folyamat során.

 

Ha a Microsoft Dynamics 365 F&O-ra vagy Business Central- ra való áttérést fontolgatja, a Dynago szakemberei készséggel állnak rendelkezésére. Kollégáink rendelkeznek a szükséges tudással és tapasztalattal ahhoz, hogy végigvezessék Önt az átállási folyamaton, és biztosítsák az új Dynamics megoldásban rejlő teljes potenciált felszabadító sikeres bevezetést.

 

Kiemelt kép forrása: Canva

dynago

Kell-e a kisvállalkozásoknak ERP rendszert használniuk? Előnyök és hátrányok, amelyeket érdemes mérlegelni

/in /by

Kihívás találni olyan jelentős, nagy méretű és múltú szervezetet, amely nem támaszkodik ERP rendszerre az üzleti tevékenység különböző aspektusainak – például az ügyfélkapcsolat-kezelés, a projektmenedzsment, a könyvelés, a HR és a marketing – racionalizálása érdekében. Az ERP rendszerek ezeket a funkciókat, területeket egy egységes kezelőfelületre csoportosítják, ami megkönnyíti a stratégiatervezést és a napi munkafolyamatokat is. Nagyvállalatok esetében az ERP előnyei nyilvánvalóak, sok kisvállalkozó azonban bizonytalan abban, hogy megfelelő választás-e számára egy ilyen beruházás. A döntés megkönnyítése érdekében összeszedtük a legfontosabb tudnivalókat.

 

A vállalatirányítási rendszerek előnyei szervezetenként eltérőek lehetnek, az iparágtól és az egyedi követelményektől függően. Vannak viszont olyanok, amelyek minden vállalkozás számára egyformán fontosak és jelentőségteljesek.

 

Mik az előnyök?

A fejlett vállalatirányítási rendszerek hosszú távon kedvező növekedési és skálázhatósági potenciált kínálnak. Jellemzően nagymértékben alkalmazkodóképesek, és az üzleti igények széles körére kínálnak megoldást. Ráadásul különböző alkalmazások segítségével testre szabhatóak. Bár a bevezetés kezdetben jelentős erőforrásokat igényelhet, a befektetés megtérülése gyakran gyors és nagy mértékű.

A különböző folyamatok automatizálásának vagy optimalizálásának képessége pénzügyi, időbeli és egyéb erőforrás-megtakarításhoz vezet.

Egy vállalat méretétől függetlenül egy ERP-rendszer képes centralizálni, optimalizálni és automatizálni számos alapvető üzleti folyamatot. Ez elősegíti a zökkenőmentes és súrlódásmentes munkakörnyezetet az alkalmazottak számára, ami az általános hatékonyság és termelékenység javulását eredményezi. Ráadásul egy integrált adatkezelési megoldás nemcsak biztonságosan gyűjti és tárolja az adatokat, hanem fejlett riportálási lehetőségeket is kínál. Ez lehetővé teszi az adatvezérelt döntéshozatalt a jövőbeli műveletekhez. Ezen felül csapatok, részlegek egyszerűsített irányítása, a projektek és feladatok kiosztása, a megbeszélések ütemezése és a közös célokkal kapcsolatos általános együttműködés sokkal könnyebbé válik, ha minden folyamat összekapcsolódik.

Kihívás találni olyan jelentős, nagy méretű és múltú szervezetet, amely nem támaszkodik ERP rendszerre az üzleti tevékenység különböző aspektusainak racionalizálása érdekében. (Fotó: Canva)

 

Mik a hátrányok?

Ahol vannak előnyök, ott lesznek hátrányok is. Felelős és megbízható partnerként kötelességünk ezekre is felhívni a figyelmet. Míg az előnyök hasonlóak kis- és nagyvállalatok esetében, vannak hátrányok, melyek jobban érintik azokat a gazdasági szereplőket, akik kevesebb erőforrással rendelkeznek.

Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése és fenntartása jelentős kiadásokkal járhat, a választott szoftvertől és a szükséges szolgáltatásoktól függően. Ez a vállalat jövőjébe történő befektetésnek minősül, ami kellő pénzügyi stabilitást igényel nemcsak a bevezetési szakasz támogatásához, hanem a folyamatos karbantartási költségek fedezéséhez is. A pénzügyi források mellett az ERP bevezetési folyamat jelentős időbefektetést is igényel. Számos tevékenységet és alkalmazást kell integrálni az egyedi üzleti igényeknek megfelelően. Az összes adat rendszerbe történő migrálása kritikus lépés, amely átfogó tesztelést igényel, hogy a kezdetektől fogva zökkenőmentes működést biztosítson.

Az alacsony létszámú kisvállalkozások nem sűrűn tapasztalnak változást a napi működésükben. Következésképpen az üzleti gyakorlatukban bekövetkező alapvető változtatások végrehajtása során az alkalmazkodási szakasz kihívást jelenthet. Ez az átmeneti ciklus valószínűleg hatással lesz a munkatársak termelékenységére, míg megismerkednek a módosítások előnyeivel. Ez az időszak intenzív oktatásokkal rövidíthető.

 

Mikor lépjünk?

Ha mérlegre tesszük az érveket és ellenérveket, nem az lesz a kérdés, hogy szükség van-e ERP-rendszerre, hanem az, hogy mikortól érdemes beruházni. Az optimális időpont kiválasztása azonban erősen függ az üzleti folyamatoktól és igényektől, valamint a rendelkezésre álló pénzügyi és személyi erőforrásoktól. Néhány általános jel viszont rámutathat arra, egy vállalat mikor áll készen, hogy fejlett vállalatirányítási megoldásokat vezessen be.

A kisvállalkozások többsége gyakran több különböző szoftvert használ az alapvető üzleti folyamatok működtetéséhez. Azonban ez nem mindig a legoptimálisabb megoldás az ár-érték arány szempontjából, mivel az előfizetési díjak jelentős terhet rónak rájuk, és hosszú távon különféle hatékonysági problémákat is okozhatnak.

Gondoljunk arra, amikor a projektmenedzsment és az ügyfélkapcsolati feladatok el vannak különítve a pénzügyi és számviteli szoftvertől. A szétválasztás további időt és erőfeszítést igényel a kettő közötti adatátvitelhez. Ráadásul, ha további funkciókat – például marketinget – is beépítünk, amelyek mindegyike különálló, harmadik féltől származó alkalmazást és adatbázist igényel, az még inkább bonyolítja a munkafolyamatot. Az, hogy egyetlen projektben több rendszerhez kell hozzáférni, szükségtelenül komplikálja a napi működést, ami az értékes erőforrások kimerüléséhez vezet – már csak a felhalmozódó előfizetések miatt is.

A tartós sikerhez elengedhetetlen az összetartó és produktív munkakörnyezet kialakítása. Ha bármilyen kihívást észlelünk az együttműködésben, az jelezheti, hogy szükség van olyan jobb eszközök és folyamatok feltárására, amelyek megkönnyíthetik a projektmunkát. A gyakran felmerülő problémák közé tartozik a nem megfelelő kommunikáció, a feladatok tulajdonjogával kapcsolatos gyakori félreértések és a projektek koordinálásának nehézségei.

A kisvállalkozások többsége gyakran több különböző szoftvert használ az alapvető üzleti folyamatok működtetéséhez. Azonban ez nem mindig a legoptimálisabb megoldás. (Fotó: Canva)

 

A hatékony adatkezelés kulcsfontosságú, mivel az adat a vállalkozások legfontosabb értéke. A megfelelő adatkezelési folyamatok meglétének biztosítása kiemelkedő jelentőségű. Az ügyfelekről gyűjtött adatok jellemzően különböző forrásokból származnak, így könnyen el is veszhetnek. Ha a cég nehézségekbe ütközik ezen adatok gyűjtése, elemzése és biztonságos tárolása során, az arra utal, hogy meglévő megoldása nem megfelelő. Ez nemcsak működési hatékonyság szempontjából lényeges, hanem az adatvédelmi előírásoknak való megfelelés fenntartásához is elengedhetetlen.

Az ügyfelek elégedetlensége leggyakrabban a termékek szállítása során elkövetett hibákból, a válaszadásra szánt hosszú időből, a vásárláskor szerzett kellemetlen tapasztalatokból vagy a kiszolgálásban elkövetett hibákból ered. Ezek a problémák sokszor az elavult, nem hatékony rendszerekben gyökereznek, amelyeket a szervezet a folyamatok kezelésére használ.

A gyors növekedés időszaka minden vállalkozás számára rendkívül izgalmas periódus. Másrészt hihetetlen kihívásokat jelent, és próbára teszi, hogy a meglévő folyamatok hosszú távon fenntarthatóak-e. A vállalatok általában azt tapasztalják, hogy a jelenlegi szoftverük nem hagy elég teret a skálázhatóságnak, és nem fedezi a gyorsan bővülő vállalkozás újonnan felmerülő igényeit. Ilyenkor elengedhetetlen a munkafolyamatok alapvető újragondolása és a változó körülményekhez való alkalmazkodás.

 

Mindent egybevetve megállapítható, hogy nincs kimondott szabály, ami feketén-fehéren megmondja, készen áll-e egy kisvállalkozás az ERP bevezetésére. A döntéshez sok egyedi tényezőt kell figyelembe venni. Ha esetleg bizonytalan lenne, kérje a Dynago segítségét, szakértőink bemutatják a bevezetés folyamatait és megbecsülik a várható költségeket vállalkozása számára!

 

Kiemelt kép forrása: Canva

dynago

ERP rendszer modernizálása: Mikor? Miért? Hogyan?

/in /by

A vállalatok gyakran figyelmen kívül hagyják a hátország szerepének fontosságát a profitmaximalizálás miatt. Ennek eredményeként az ERP-megoldások és a rendszerek frissítése nem kap prioritást, ráadásul a fennakadások miatti aggodalmak is visszatartják a vezetést. Mi a megfelelő időpont a frissítéshez? Miért fontos a rendszer naprakészen tartása? Milyen jelek utalnak a frissítés szükségességére?

 

A DynaGo Extended Support szolgáltatás – megalkotásakor a fő elvünk az volt, hogy a BC rendszereket folyamatosan a legfrissebb verzión szeretnénk tartani –, egymagában megválaszolja a kérdéseket.

 

Mit jelent egy ERP-rendszer modernizálása?

Rendszermodernizáció során a meglévő ERP-szoftvert frissítjük vagy új technológiákkal helyettesítjük olyan célok érdekében, mint a hatékonyság növelése vagy a költségek csökkentése. Például, egy vállalkozás, amely már egy nem támogatott ERP rendszert használ, egy új integrált rendszerre állhat át. De miért érdemes ezt megtenni?

 

Jobb rendszerminőség és üzleti teljesítmény

Az informatika változik és fejlődik, és ez érvényes az ERP-megoldásokra is, amelyek frissítése javítja az elemzéseket és az üzleti döntéseket, növelve a pontosságot és a megbízhatóságot és nem utolsó sorban egyre több és újabb funkciókkal rendelkezik. Az ERP-szoftver a létfontosságú üzleti információk és folyamatok teljes hozzáférését biztosítja. Segítségével például naprakészen követhetjük nyomon készletszinteket és a szállítmányokat vagy azonnali információt kaphatunk a cég likviditásáról, cash flow-járól, ezáltal teljesítményjavulást érhetünk el vállalkozásunkban és megalapozott döntéseket hozhatunk. A frissebb rendszerek pedig az idő előrehaladtával egyre hatékonyabbak.

 

Felhasználó- és költéséghatékonyság

A megfelelő ERP-technológia növeli a munkaerő hatékonyságát a napi feladatokban. A manuális folyamatok csökkenése nemcsak felszabadít erőforrásokat, hanem az energiát is az bevételeket befolyásoló törekvések felé irányítja. Az új technológiák, például mesterséges intelligencia és gépi tanulás, tovább bővítik a lehetőségeket. Az ERP-rendszer frissítése rövid idő alatt és kevesebb erőfeszítéssel jobb eredmények elérését teszi lehetővé. A moduláris frissítések lehetővé teszik az üzleti igényeknek megfelelő elemek kiválasztását, csökkentve a felesleges részeket. Az integrációk javítják az adatpontosságot és zökkenőmentessé teszik a vállalkozás működését.

A Microsoft Business Central rendszer fő változása a korábbi verzióhoz (Microsoft Dynamics NAV) képest, hogy bevezetésre került az „Extension” fejlesztési technológia. Ez úgy teszi lehetővé a rendszer egyedi fejlesztésekkel történő bővítését, hogy standard, alaprendszer változatlan formában marad, ezáltal az alaprendszer könnyen upgradelhető az új verziókra.

 

Mikor frissítsünk?

A Microsoft Business Central termék esetén félévente jelenik meg új főverzió, az adott verzió támogatása a következő verzió megjelenését követő fél évig érvényes, azaz egy adott időpillanatban 3 db Microsoft által támogatott főverzió érhető el. A minden év április 1-jén és október 1-jén megjelenő hivatalos főverziók újdonságairól a Microsoft folyamatos tájékoztatást biztosít a partnerek részére.

 

Hogyan történik a frissítés?

Felhős (SaaS) rendszer esetén a verzióváltás kötelező, amennyiben nem történik meg az upgrade a bevezető partner által, 30 napos türelmi időt követően a rendszer automatikusan frissítésre kerül. Ezért a DynaGo Extended Support keretében – az automatikus átállást megelőzve – elvégezzük a verzióváltást, illetve az új verzió alaptesztelését, az egyedi fejlesztések, illetve kiegészítő add-on modulok új verzióhoz illesztését.

Telepített (on-premise) rendszer esetén a verzióváltás opcionális, azonban ez esetben is évente egyszer elvégezzük a verzióváltást, annak érdekében, hogy ügyfeleink rendszere folyamatosan Microsoft által támogatott verzión maradjon. A fent említett Extension fejlesztési technológia mellett további előnyt jelent a verzió upgrade során, hogy a Microsoft már az on-premise konstrukció esetén is az ún. Cloud-ready, azaz felhő kompatibilis fejlesztési módszert várja el, melyet természetesen mi is alkalmazunk.

Az alaprendszer verziók mellett a lokalizáció, illetve a kiegészítő add-on megoldások szintén folyamatosan frissítésre kerülnek.

Adatvédelmi tájékoztató

Copyright 2021 Dynago