A Dynago IT fejlesztő és tanácsadó cég ügyvezetője szerint az energiaszektorban dolgozó cégek sajátosan, inkább projektekben gondolkodnak, legyen szó új beruházás megvalósításáról vagy új berendezések telepítéséről. Ezeket lehet, hogy külön valósítják meg, ugyanakkor konszolidálni is akarják mindezt a megvásárolt szoftverrel. Abszolút elvárás a home office kezelése, azaz a távolról történő hozzáférés biztosítása. Ezek a kérések már mind beépültek az alap-elvárások közé, amire egy jó rendszerintegrátornak korszerű megoldást kell tudni nyújtani – Kulcsár Melinda interjút adott az NRGreportnak. Az interjút változatlanul közöljük.

Kell még magyarázni a KKV szektor számára, hogy mi is az a vállalati irányítási rendszer, és hogyan tud hatékonyságot növelni?

A biztonságos és gyors adatkezelés ma már a legtöbb szektorban kulcsfontosságú szerepet tölt be. Az adatok megfelelő kezelésére hatékony megoldást biztosítanak a röviden csak ERP-ként emlegetett vállalatirányítási rendszerek.

Ma már eljutottunk oda, hogy nem ijednek meg a kis- és közepes vállalatok sem, ha ERP-ről esik szó, mert már tudják, hogy az nem más, mint egy olyan rendszer, amely gyakorlatilag összesíti a vállalat által eleve használt struktúra adatait egy központi rendszerbe. És ez nekik ugye azért nagyon jó, mert növeli az átláthatóságot, az üzleti folyamatok automatizálásának lehetőségét, illetve a munkafolyamatok hatékonyságát.

Ráadásul mivel a legtöbb kkv már most is használ valamilyen központi rendszert, így nem is egy teljesen új szisztéma bevezetéséről beszélünk esetükben sem, hanem sokkal inkább ezek lecseréléséről, frissítéséről, modernizálásáról vagy éppen komplexebbé tételéről. Tehát jó hír, hogy az elmúlt években sokat fejlődött a vállalatirányítási szemlélet, és a cégvezetők pontosan értik, mit hoz ez a konyhára.

Az ERP rendszerek újabb változatai milyen előnyöket kínálnak azon vállalatok számára, akik most döntenének a bevezetés mellett?

Az egyik fő változat a már jól ismert on-prem (telepített) rendszer, illetve emellett megjelent a SaaS (bérelhető – software as a service) verzió is. A vállalatirányítási rendszerek újabb típusai természetesen felhő alapú rendszereken keresztül is elérhetők. A felhő alapú szoftverszolgáltatások során a felhasználók az interneten keresztül is tudnak kapcsolódni, így használják az ERP rendszert, azaz a távoli munkavégzés során is könnyen elérhetők a céges adatok. Nem kell magyarázni, hogy ennek ma már mekkora jelentősége van. Ezt úgy kell elképzelni, hogy a háttér-infrastruktúra, a közbenső szoftverek, az alkalmazások és az alkalmazásadatok teljes egészében a szolgáltató adatközpontjában találhatók. A szolgáltató felügyeli a hardvereszközöket, valamint a szoftvert, és a megfelelő szolgáltatási szerződés alapján ő gondoskodik az alkalmazás és az adatok elérhetőségéről és biztonságáról is.

Kulcsár Melinda, a DynaGo IT fejlesztő és tanácsadó cég ügyvezetője

A felhőbe integrált ERP kapcsán sok kérdés felmerül, általában az adatbiztonság sarkalatos kérdés, sokan emiatt tartanak a felhő használattól… Mennyire biztonságos egy felhőalapú szoftver?

Ma már efelől egyáltalán nem kell aggódni. A Microsoft biztonsági megközelítése például egészen kiemelkedő az iparágban, emiatt is ajánljuk rendszereiket ügyfeleinknek. A redmondiak a szolgáltatók közül elsőként vezették be például az ISO 27018 szabványt – ez biztosítja, hogy a vállalat és ügyfelei adatait kizárólag a megállapodás szerinti szolgáltatások nyújtására használják fel, és azokat soha nem osztják meg harmadik féllel reklám vagy marketing céljára. Ezenkívül lehetőséget kínál a hozzáférés és a jogosultságok meghatározására és érvényesítésére. Emellett az is fontos, hogy a vállalkozások is tisztában legyenek azzal, hogy hogyan kezelik az adataikat, főként, mivel az adatok tulajdonosa továbbra is a vállalkozás marad.

Hogyan alakulnak a költségei egy felhőalapú ERP-nek?

Azért is szeretik az ügyfelek a felhőtípusú rendszereket, mert itt lehetőség van arra, hogy a szoftver megvásárlása helyett az ügyfél csak egy adott alkalmazást béreljen ki, ily módon az SaaS rendszerek sokkal alacsonyabb beruházási költséget igényelnek. Ezzel a digitalizált fejlesztésekbe való beruházás tekintetében sokszor tartózkodóbb kis- és középvállalatok számára is elérhető megoldást kínálnak. Ez a verzió jó megoldás lehet azoknál a szervezeteknél is, akik rugalmasan szeretnék növelni, illetve csökkenteni a felhasználók számát, vagy például időszakos tevékenységük miatt átmenetileg több munkavállalót foglalkoztatnak. Van olyan konstrukció, ahol akár havonta változtatható a fizetett licencek száma.

Itt is kell szoftverfrissítéssel számolni, vagy mennyire naprakészek ezek a rendszerek?

Az új vállalatirányítási rendszerek ma már nagyon korszerűek és a naprakész verziókövetést is elősegítik. Míg régebben egy verziófrissítés komoly anyagi és időbeli ráfordítást igényelt az ügyfelektől, ez ma már sokkal egyszerűbben kivitelezhető. A Microsoft szoftverek esetében például, lehetséges, a rendszerbe illesztett egyedi fejlesztéseket úgy implementálni, hogy a rendszer core kód készletét érintetlenül hagyjuk. Mindössze csak a rendszer magját cseréljük le az új verzióra, ezáltal az ügyfélspecifikus, egyedi fejlesztések érintetlenül futnak tovább a friss verzión. Annak érdekében, hogy ez valóban így működjön, egy kikötés van: az egyedi fejlesztéseket és testreszabásokat a szoftver fejlesztési előírásainak megfelelően, a verzióváltások zökkenőmentes lefutását elősegítő módon kell elkészíteni.

Mi ebből a rendszerszolgáltató és mi az ügyfélre háruló teendő?

Mi a Dynagonál a frissítésekkel járó feladatokat teljes egészében magunkra vállaljuk. Figyeljük, hogy mikor jelennek meg a főverziók, mikor jönnek ki a köztes frissítések, pont ez a szolgáltatás lényege, vagy mondhatnám úgyis, hogy ez szintén egy olyan – nem csak kényelmi, de biztonsági – szempont, ami igazán vonzóvá teszi a megrendelő számára a döntést. Ráadásul először mindent tesztelünk az ügyfelek tesztrendszerein, és ha a dolgok megfelelően működnek, értesítjük őket, hogy rendszerükhöz elérhető az új verzió, és a jóváhagyásuk mellett frissítünk. Így ügyfeleink minden esetben naprakész kiadást használnak.

Milyen előnyei lehetnek az ERP használatnak egy energiaszektorban működő kkv-k számára?

Tapasztalatunk szerint az energiaszektorban dolgozó cégek projektben gondolkodnak az új beruházások megvalósítása vagy új berendezések telepítése során. Ezt a munkamódszert maximálisan támogatja a Microsoft Business Central mind a projektek, mind projektszakaszok lebonyolítása, számlázása és eredményességének kimutatása terén. Sőt, az is előfordulhat, hogy ezeket a projekteket külön cégekben valósítják meg, a Business Central ebben is partner, hiszen a rendszerben több vállalat kezelése is megoldott, és a szükséges konszolidációs folyamatokat is támogatja a szoftver. Ezenkívül a home office iránti igény, illetve az, hogy a munkatársak akár távolról is könnyedén hozzáférjenek a rendszerhez, szintént olyan, energiavállalatokat érintő kihívások, melyekre a Business Central adhat választ.

Tudna mondani pár példát, melyek azok a vállalkozások Magyarországon, akik már használnak MS Dynamics Business Central ERP rendszert?

Ügyfeleink közül az Ermico is használja a Microsoft Business Central integrált vállalatirányítási rendszer SaaS verzióját. A vállalat gépek-berendezések és az azokat érintő mindennapi problémák elhárítása terén kínál szolgáltatásokat alkatrészek pótlása, gyártása, kereskedelme, komplett gépek szállítópályák tervezése, gyártása, telepítése során. A bevezetett vállalatirányítási rendszer lefedi a cég által kezelni kívánt folyamatokat, amelyeket az Ermico Kft. igényeire szabtunk azért, hogy a vállalat gyorsan és rugalmasan alkalmazkodhasson az ügyfelek által megfogalmazott igényekhez, kérésekhez, és a lehető legjobb áron tudja kiszolgálni vevőit. Ennek érdekében a kereskedelmi folyamat minden lépése integrálásra került: vevői ajánlatkérés, rendelések kezelése, beszállítói folyamatok és teljesítésigazolások, valamint számlázás, továbbá megvalósítottuk a projektek követését mind a beszállítói, mind a vevői oldalon. Ezenkívül az Electron Holdingtól és a Matrix Materials import építőipari anyagok magyarországi forgalmazására szakosodott vállalattól is kaptunk hasonló, felhőalapú vállalatirányítási rendszer bevezetésével kapcsolatos megbízást. Összeségében elmondható tehát, hogy az ERP rendszerek használata nem szektorspecifikus, különböző iparágak szereplőinek egyaránt hasznos támogatást nyújthat egy fejlett ERP rendszer.

Fotó: DynaGo / Fényes Gábor