Business Central 28: új szintre lép a logisztika, a pénzügy és a minőségirányítás
A Microsoft Dynamics 365 Business Central 2026-os első kiadási hulláma (2026 release wave 1), vagyis a 28-as verzió (BC28) számos olyan fejlesztést hoz, amely közvetlenül egyszerűsítheti a vállalatok napi működését. Az új verzió nem egyetlen látványos funkcióra épül: a pénzügyi adminisztrációtól és a reportingtól az ellátási lánc kezelésén át a minőségirányításig több területen teszi gyorsabbá, átláthatóbbá és jobban automatizálhatóvá a folyamatokat.
Az újdonságok közös iránya jól kirajzolódik. A rendszer egyre több ismétlődő, manuális feladat elvégzésében támogatja a felhasználókat, és szélesebb körű kontrollt biztosít a kritikus üzleti műveletek felett. A fejlesztések célja nemcsak az egyes műveletek felgyorsítása, hanem az is, hogy a kapcsolódó folyamatok egységesebbé, jobban nyomon követhetővé váljanak, és csökkenjen a hibák elkövetésének esélye.
A BC28 AI- és Copilot-képességeit, valamint a Business Centralon belüli mesterségesintelligencia-megoldások felépítését egy következő, önálló blogcikkben mutatjuk be részletesen.
Általános fejlesztések az átláthatóbb működésért
A BC28 több olyan általános fejlesztést is tartalmaz, amelyek első pillantásra kisebb módosításnak tűnhetnek, a gyakorlatban azonban érezhetően egyszerűsíthetik a rendszer használatát.
A Vállalat adatai képernyőn mostantól vállalati szintű nyelvkód állítható be. Ennek segítségével a számlák és más értékesítési dokumentumok a vállalat által meghatározott nyelven készülhetnek el, függetlenül attól, hogy az adott munkatárs milyen nyelven használja a Business Central felületét.
Ez különösen többnyelvű vagy nemzetközi környezetben jelent előnyt, mivel csökkenti annak kockázatát, hogy egy dokumentum a felhasználói felület aktuális nyelvi beállítása miatt nem a partner által elvárt nyelven készül el.
A jogosultságkezelést egy új, az engedélycsoportok áttekintését támogató képernyő segíti. A központi nézet egyszerűbbé teszi az alkalmazott engedélycsoportok és jogosultsági struktúrák ellenőrzését, ami különösen nagyobb felhasználói körrel és összetettebb szerepkörökkel működő vállalatoknál lehet hasznos.
A listaoldalakon emellett megjeleníthetővé válik, hogy az egyes rekordokat melyik felhasználó hozta létre vagy módosította. A felhasználói avatar vagy monogram közvetlenül a listában látható, így nem szükséges minden rekordot külön megnyitni az információ ellenőrzéséhez. Ez a napi együttműködésben, a hibakeresésben és az eltérések tisztázásában egyaránt gyorsabb tájékozódást tesz lehetővé.
Pénzügy és reporting: rugalmasabb kontroll, rendezettebb kimutatások
Engedélyezett könyvelési időszakok dátumképletekkel
A könyvelési időszakok korlátozása eddig jellemzően konkrét kezdő- és záródátumokkal történt. Ezeket rendszeresen, például minden hónap elején manuálisan kellett módosítani ahhoz, hogy mindig az aktuálisan nyitott könyvelési időszakot tükrözzék.
A BC28 két új dátumképletmezővel egészíti ki ezt a beállítást. A könyvelés engedélyezett első és utolsó napja így már nemcsak fix dátumként, hanem a mindenkori munkadátumhoz viszonyított képlettel is megadható. A szabály vállalati szinten, minden felhasználóra érvényesen alkalmazható, de felhasználónként eltérő időszakok is kialakíthatók.
A konkrét dátumok és a dátumképletek kombinálhatók is. Lehetséges például, hogy az időszak kezdete egy meghatározott naptári dátum legyen, miközben a zárónapot a munkadátumhoz viszonyított képlet határozza meg, vagy fordítva.
A megoldás csökkentheti a rendszeres manuális beállítások számát, miközben továbbra is fenntartható a lezárt időszakra történő véletlen vagy jogosulatlan könyvelés elleni kontroll.
Az engedélyezett könyvelési időszak vállalati és felhasználói szinten is meghatározható dátumképletek segítségével.
Státuszok és kategóriák a főkönyvi kimutatásokhoz
A BC28-ban státuszok rendelhetők a főkönyvi kimutatásokhoz, valamint azok sor- és oszlopelrendezéseihez. Ennek segítségével egyértelműen elkülöníthetők a még fejlesztés vagy ellenőrzés alatt álló riportok, az aktív és használatra kész kimutatások, valamint a már kivezetett definíciók.
A főkönyvi kimutatáshoz státusz és kategória egyaránt hozzárendelhető, míg a sor- és oszlopelrendezésekhez státusz állítható be. Amennyiben a felhasználó olyan sor- vagy oszlopelrendezést választana ki, amely zárolt állapotú, a rendszer figyelmeztetést jelenít meg.
Ez csökkenti annak kockázatát, hogy egy munkatárs véletlenül elavult, még nem jóváhagyott vagy már nem használható riportstruktúrával dolgozzon.
A kategóriák a kimutatások logikus rendszerezését is támogatják. Külön csoport alakítható ki például a mérleggel, a cash flow-val, a költségvetéssel és előrejelzéssel, a compliance-szel vagy a vezetői beszámolókkal kapcsolatos riportok számára. Nagyszámú kimutatás esetén ez jelentősen egyszerűsítheti a keresést és a pénzügyi riportkatalógus karbantartását.
A főkönyvi kimutatások további területeken is fejlődnek. A nyomtatási képen vállalati logó helyezhető el, és annak pozíciója is meghatározható. Alapértelmezett riportparaméterek állíthatók be, a kimutatások pedig ütemezetten futtathatók és rendszeres időközönként e-mailben is kiküldhetők. A rendszer támogatja a dimenziók szerinti csoportosítást, az új auditnaplóban pedig visszanézhető, hogy egy adott riportot ki és mikor futtatott le.
A státuszok és kategóriák segítik a főkönyvi kimutatások, valamint a sor- és oszlopelrendezések rendszerezését és kontrollját.
Ellátásilánc-menedzsment és logisztika
A BC28 logisztikai fejlesztései a cikktörzs kezelésétől a raktárak kialakításán és a beszerzési folyamatokon át a drop shipment teljes életciklusáig számos műveletet érintenek. Az új funkciók közös célja a manuális adatbevitel csökkentése, a pontosabb bizonylati kapcsolatok kialakítása és az üzleti folyamatok jobb ellenőrizhetősége.
Képek és attribútumok kezelése cikkváltozatonként
A korábbi verziókban kép elsősorban a cikk fő törzsadatához volt feltölthető. A BC28-tól az egyes változatkódokhoz külön kép rendelhető a Cikkváltozat kartonon. Ez olyan termékeknél jelent valódi előnyt, amelyeknek több, vizuálisan is eltérő színe, mérete, kivitele van.
Egy póló alaptermékhez például külön kép rendelhető a piros, a kék és a fekete változathoz. A raktári, értékesítési vagy beszerzési munkatársak így gyorsabban azonosíthatják a megfelelő terméket, és csökkenhet a téves kiválasztás kockázata.
A cikkjellemzők kezelése szintén kiterjed a változatkódokra. Az egyes változatokhoz önálló attribútumok rendelhetők, amelyek a Cikkváltozat kartonon és a listaoldalon is megjelenhetnek. A kép és a jellemzők együttes kezelése pontosabb és részletesebb termékadatbázis kialakítását teszi lehetővé.
A cikkek második megnevezését tartalmazó Megnevezés2 mező a gyártási darabjegyzék soraiban és a gyártási darabjegyzék verziósoraiban is elérhetővé válik. A kiegészítő leírás különösen akkor hasznos, ha az alapmegnevezés nem elegendő egy alkatrész, alapanyag vagy komponens pontos azonosításához. A gyártásban dolgozó felhasználók így közvetlenül a releváns felületen láthatják a részletesebb megnevezést.
Egyszerűbb beszerzési számlázás és pontosabb termékazonosítás
A beszerzési számlán elérhető Get Order Lines, vagyis Beszerzési sorok kigyűjtése funkció a bevétjegysorok mellett közvetlenül a beszerzési rendelési sorok behivatkozását is lehetővé teszi. A számlára olyan rendelési sor is kiválasztható, amelyhez már tartozik bevételezés, de olyan is, amelynél még nem történt készletre vétel.
A rendszer a kiválasztott adatokból automatikusan létrehozza a beszerzési számla sorait, és megőrzi a kapcsolatot az eredeti rendeléssel és az esetlegesen kapcsolódó bevételezésekkel. A beszerzési rendeléseken egy új mező szabályozhatja, hogy a számla könyvelésekor automatikusan megtörténjen-e a még hiányzó bevételezés. Ez a működés elsősorban nem cikk-követett tételeknél alkalmazható.
A fejlesztés csökkentheti a külön bevétjegyek előzetes létrehozásához kapcsolódó kézi munkát, miközben a rendelési, bevételi és számlázási kapcsolatok továbbra is megmaradnak.
A BC28 egyszerűsíti a beszerzési számlák rendelési sorokból történő összeállítását, és lehetővé teszi a képek cikkváltozatokhoz rendelését.
Új raktár létrehozása meglévő raktár másolásával
A Copy Location funkció lehetővé teszi, hogy egy új raktár vagy telephely egy már megfelelően konfigurált raktár beállításainak másolásával jöjjön létre.
A felhasználó kiválaszthatja a forrásraktárt, megadhatja az új raktárkódot, és eldöntheti, hogy a forrásraktár minden adatát vagy csak bizonyos kapcsolódó konfigurációkat kíván átvenni.
Szelektív másolás esetén külön szabályozható:
- a zónák és a hozzájuk kapcsolódó raktárhelyek;
- a raktári alkalmazottak;
- a készletkönyvelési beállítások;
- az átadási útvonalak másolása;
- az új raktár kartonjának automatikus megnyitása a létrehozás után.
A hagyományos folyamatban az új raktár létrehozását több körös konfigurálás, adatbevitel és tesztelés követte. A másolási funkcióval egy bevált masterraktár szolgálhat kiindulási alapként. Ez gyorsabb telephelyindítást, egységesebb beállításokat és kisebb konfigurációs hibakockázatot eredményezhet. A másolás után természetesen továbbra is elvégezhetők az adott raktárhoz szükséges egyedi módosítások és ellenőrzések.
A Copy Location funkcióval egy meglévő raktár beállításai új raktár vagy telephely kialakításához is felhasználhatók.
Jóváhagyási workflow a munkalapokon és naplókon
A BC28 a készlet- és beszerzéstervezési folyamatokra is kiterjeszti a jóváhagyási lehetőségeket. Új workflow-sablonok támogatják az igénylési és tervezési munkalapok, valamint a cikknaplókötegek jóváhagyását.
Az igénylési és tervezési munkalapokon elérhetővé válik a jóváhagyási kérés elküldése, annak visszavonása és a kapcsolódó jóváhagyási státusz megtekintése. A jóváhagyás a cikknapló, a leltárnapló, a készletrevételi napló és a felhasználási napló esetében is használható.
A naplók egyben küldhetők jóváhagyásra, a státusz pedig valós időben követhető a napló fejlécében. A jóváhagyásra váró napló addig nem könyvelhető, amíg a megfelelő döntés meg nem születik.
Egy gyártóvállalatnál például a felhasználási napló könyvelése műszakvezetői jóváhagyáshoz köthető, így csak az ellenőrzött anyagfelhasználások kerülnek a rendszerbe. A raktárban a készletrevételi naplót a raktárvezető hagyhatja jóvá, a beszerzési tervezés során pedig megakadályozható, hogy jóváhagyás nélkül beszerzési rendelések generálódjanak.
A jóváhagyási workflow az igénylési és tervezési munkalapokra, valamint több naplótípusra is kiterjed.
Szervizrendelések automatikus szétválasztása
A szervizkezelésben elérhető Egy szervizcikksor/rendelés beállítás korábban elsősorban a manuálisan létrehozott szervizrendelésekre vonatkozott. A BC28-ban a működés kiterjed a szervizszerződésekből automatikusan generált rendelésekre is.
Ha egy szerződésen több szervizcikk szerepel, és az Egy szervizcikksor/rendelés kapcsoló aktív, a rendszer minden szervizcikkhez külön szervizrendelést hoz létre. Ez átláthatóbb munkaszervezést, pontosabb felelősségkiosztást és egyszerűbb teljesítéskövetést tehet lehetővé.
Beszerzési ajánlat létrehozása ügyfélről
Az ügyfélkartonon és az ügyfelek listaoldalán új Create Purchase Quote funkció jelenik meg. Segítségével olyan beszerzési ajánlat hozható létre, amely nem szállítói, hanem ügyfélkódra hivatkozik.
A lehetőség olyan üzleti folyamatokat támogathat, amelyekben a beszerzési igény közvetlenül egy adott ügyfélhez vagy ügyfélmegrendeléshez kapcsolódik. A kapcsolat már az ajánlati szakaszban rögzíthető, ami javítja a folyamat későbbi nyomon követhetőségét.
Gyorsabb szűrés az értékesítési, beszerzési és szervizszámlákon
Az eladási, szerviz- és beszerzési számlák létrehozásakor gyakran nagy mennyiségű szállítólevél- vagy bevétjegysorból kell kiválasztani a számlázandó tételeket. A BC28 több korábban csak megjeleníthető mezőt tesz szűrhetővé.
Az eladási és szervizszámlák szállítólevélsorainál például rendelésszámra, hivatkozásra vagy külső bizonylatszámra lehet szűrni. A beszerzési számlák bevétjegysorainál többek között a rendelésszám, a hivatkozás, a szállító rendelési száma, a szállítólevelének száma vagy a cikkhivatkozás is használható szűrési feltételként.
A fejlesztés jelentősen gyorsíthatja a megfelelő sorok kiválasztását, különösen olyan környezetben, ahol egyszerre sok nyitott rendelés és bizonylat található a rendszerben.
Beszerzési számlasorok párosítása több rendeléshez és bevéthez
A beszerzési számla sorainak összeállítása rugalmasabbá válik, mivel a rendszer több rendelésből és több bevételezésből származó sorokat is képes egy számlán kezelni. A rendelési és készletbevételi összefüggéseket a későbbi könyvelési lépések során is figyelembe veszi.
Ez különösen azokban a folyamatokban jelent előnyt, ahol egy beszállítói számla több rendelésből, több részszállításból vagy eltérő időpontban bevételezett tételekből áll össze. A kapcsolatok pontosabb kezelése csökkentheti a manuális egyeztetést és az eltérő bizonylatok közötti hibák számát.
Könyvelt eladási bizonylatok küldése e-mailben
A könyvelt eladási szállítólevelek és a könyvelt visszáru-bevétjegyek közvetlenül a Business Centralból is elküldhetők e-mailben. A lista- és kartonoldalakon elérhető küldési funkcióval a dokumentum PDF-formátumban csatolható az üzenethez.
A felhasználóknak így nem kell külön kimenteniük a dokumentumot, majd egy külső levelezőrendszerben csatolniuk azt. A bizonylatok továbbítása gyorsabban és egységesebben történhet a Business Central felületéről.
Műveletterv felbontása sorozatszámos cikkeknél
A készletrevételi napló Műveletterv felbontása funkciója eddig a gyártási rendelés műveletei alapján hozta létre a naplósorokat. Egy művelethez jellemzően egy sor keletkezett, amelyen a teljes gyártandó mennyiség szerepelt.
Sorozatszám-követett késztermékeknél azonban a készletrevételhez darabonkénti nyilvántartás szükséges. A BC28-ban az utolsó művelethez a rendszer annyi, egyenként egy darabos készletrevételi naplósort hozhat létre, amennyi a gyártandó mennyiség. Ez jelentősen gyorsíthatja a sorozatszámmal kezelt termékek készletrevételét. A működés feltétele, hogy a naplósablonban aktív legyen a Cikk-követés a soron beállítás.
Fejlettebb drop shipment folyamat
Közvetlen szállítás, vagyis drop shipment esetén az áru a szállítótól közvetlenül a vevőhöz jut el, ezért az értékesítési és beszerzési folyamat szorosan összekapcsolódik.
A BC28-ban az eladási rendelésen elérhető Beszerzési rendelések létrehozása funkció már a drop shipmentként megjelölt sorokat is kezeli. A rendszer közvetlenül az eladási rendelésből hozza létre a kapcsolódó beszerzési rendelést, és a szállítási címbe automatikusan az eladási rendelés vevőjének vagy szállítási címének adatait emeli át. A szállítót a cikk-karton alapján javasolhatja, de manuálisan is megadható.
A fejlesztés jelentősen csökkenti a beszerzési rendelés külön, manuális létrehozásának szükségességét. Ez kevesebb adatbevitelt, pontosabb címkezelést, gyorsabb átfutást és kevesebb utómunkát eredményezhet.
A drop shipmenthez kapcsolódó eladási szállítólevél visszavonása szintén lehetővé válik, amennyiben sem az eladási, sem a beszerzési számla nem került még könyvelésre. Az eladási szállítólevél visszavonásakor a rendszer automatikusan visszavonja a kapcsolódó beszerzési bevétet is. A folyamat így a számlázás előtti pontig kontrolláltan visszafordítható.
A BC28 a beszerzési rendelés létrehozásától a szállítólevél visszavonásáig támogatja a drop shipment folyamat teljes életciklusát.
Quality Management: teljes körű minőségirányítás a Business Centralban
A BC28-hoz új Quality Management bővítmény is elérhető, amely integráltan képes támogatni a minőségellenőrzések teljes körű kezelését. A megoldás nemcsak egy-egy ellenőrzési pontot kezel, hanem a minőségügyi folyamatokat az értéklánc több szakaszában, egységes rendszerben kapcsolja össze.
A minőségellenőrzések a beszerzéstől és a beérkező áru vizsgálatától a gyártáson, az összeszerelésen és a készletre vételen át egészen a felszabadításig, az értékesítésig és a vevői reklamációk kezeléséig végigkísérhetik a termék útját. A bővítményhez önálló Quality Manager szerepkör és szerepközpont is tartozik, amely egy helyen fogja össze a kapcsolódó feladatokat.
A beszerzési rendelés bevételezése automatikusan minőségellenőrzési feladatot indíthat. A rendszer kezeli a beérkező áru ellenőrzését, a mintavételt, a karanténkészletet, valamint a beszállítók minősítését és teljesítményének követését.
A gyártás során gyártásközi ellenőrzési pontok határozhatók meg. A felszabadított gyártási rendeléshez automatikus vizsgálati feladatok kapcsolódhatnak, a mérési eredmények pedig közvetlenül a rendszerben rögzíthetők. A folyamat támogatja a kritikus gyártási paraméterek ellenőrzését, a valós idejű adatfelvitelt és az eltérések azonnali kezelését.
A gyártási kimenet könyvelése végellenőrzést indíthat. A rendszerben rögzíthetők a késztermék minőségi jellemzői, a kapcsolódó vizsgálati eredmények, dokumentumok és tanúsítványok. A minőségi jóváhagyás után a készlet automatikusan felszabadítható, sikertelen vagy még folyamatban lévő ellenőrzés esetén pedig zárolható vagy karanténban tartható.
A minőségirányítás az értékesítés után sem ér véget. A megoldásban kezelhetők a kimenőáru-ellenőrzések, a vevői reklamációk, a lot- és sorozatszám-alapú visszakövetés, valamint a minőségi trendek és KPI-ok.
A Quality Management megoldás a beszerzéstől a gyártáson és a készletfelszabadításon át egészen az értékesítésig lefedi a minőségügyi folyamatokat.
Széles körű paraméterezhetőség és automatizálás
A Quality Management egyik legfontosabb erőssége, hogy az ellenőrzések hatóköre és működése részletesen testre szabható. A vállalat többek között az alábbi elemeket határozhatja meg:
- a minőségellenőrzés hatókörét, amely lehet konkrét cikk, cikkcsoport, adagszám, sorozatszám vagy csomagszám;
- az ellenőrzés időzítését és az azt elindító üzleti eseményt;
- a mérési paramétereket, célértékeket, alsó és felső határértékeket, valamint a mértékegységeket;
- a mintavételi módszert és a szükséges mintaszámot;
- a vizsgálati sablonokat, a generálási szabályokat és a kapcsolódó workflow-kat;
- a karantén, a zárolás, a felszabadítás és az elutasítás szabályait;
- a minőségi tanúsítványok és elemzési tanúsítványok tartalmát.
A Quality Tests felületen az ellenőrizendő mérési paraméterek és az elfogadható eredménytartományok definiálhatók. Az eredmény numerikus, logikai, szöveges vagy előre meghatározott opció is lehet.
Az egyedi tesztek vizsgálati sablonokba foghatók össze. Egy sablon meghatározhatja, hogy egy adott terméknél, beszállítónál vagy gyártási folyamatnál milyen vizsgálatokat kell elvégezni. Így biztosítható, hogy azonos üzleti helyzetben minden alkalommal ugyanazok a követelmények érvényesüljenek.
A generálási szabályok segítségével meghatározható, hogy milyen üzleti esemény milyen vizsgálati sablon alapján hozzon létre minőségellenőrzést. Ilyen esemény lehet például a beszerzési bevételezés, a gyártási rendelés felszabadítása, a gyártási kimenet könyvelése, egy raktári művelet vagy egy összeszerelési folyamat valamely lépése. Az ellenőrzések manuálisan és ütemezetten is létrehozhatók.
A rendszer alapértelmezetten folyamatban lévő, sikeres és sikertelen ellenőrzési eredményt kezel, de ezek egyedi eredménykódokkal is bővíthetők. Egy sikertelen ellenőrzés automatikusan karanténba helyezheti a tételt, blokkolhatja annak felhasználását vagy értékesítését, illetve jóváhagyási vagy eltéréskezelési folyamatot indíthat.
A bővítmény minőségi tanúsítvány és elemzési tanúsítvány készítését is támogatja. A vizsgálati eredmények, mért jellemzők, lot- vagy sorozatszámok és jóváhagyási információk egységes dokumentumban adhatók át a vevőknek, illetve használhatók fel belső vagy külső auditok során.
A minőségellenőrzési tesztek, sablonok, generálási szabályok, eredmények és workflow-k részletesen paraméterezhetők.
Mit jelent mindez a Business Central-felhasználók számára?
A BC28 újdonságai nem egyetlen üzleti területet céloznak. A fejlesztések egymásra épülve támogatják a vállalat egészének hatékonyabb működését.
A pénzügyi csapatok rugalmasabb könyvelési időszakokat, rendezettebb riportstruktúrát és több automatizálási lehetőséget kapnak. A logisztikai és gyártási területeken csökkenhet a manuális adatbevitel, miközben erősödik a jóváhagyási kontroll és a nyomon követhetőség.
A Quality Management a minőségügyi feladatokat a különálló nyilvántartások helyett közvetlenül az üzleti folyamatokba integrálhatja.
Az új funkciók üzleti értéke ugyanakkor mindig a megfelelő konfigurációtól és bevezetési megközelítéstől függ. Érdemes megvizsgálni, mely fejlesztések illeszkednek a vállalat jelenlegi folyamataihoz, milyen jogosultsági feltételeket kell kialakítani, és mely funkciókat célszerű először tesztkörnyezetben kipróbálni.
A DynaGo szakértői támogatást nyújtanak a BC28 újdonságainak értékelésében, tesztelésében és vállalati folyamatokra szabott bevezetésében. Így nem csak egy új verzió telepítése történik meg: az új képességek valódi, mérhető működési előnnyé alakíthatók.
