Copyright 2021 Dynago
Egy vállalatirányítási rendszer bevezetésének sikeressége, mint minden partneri kapcsolat esetén, leginkább mindkét fél hozzáállásán, szaktudásán és a befektetett munka minőségén múlik. Ami a Dynago-t illeti, mi minden ügyfelünk esetén ugyanazzal a mentalitással és módszertannal kezdünk hozzá a bevezetési projekthez legyen szó kisebb bevezetésről, egyszerűbb folyamatokkal vagy nagyobb komplexebb rendszerről. A mentalitásunk szerint, csak a jól működő, a számviteli és egyéb jogszabályi környezetnek megfelelő, az ügyfél egyedi igényeit és folyamatait is kielégítő, minőségi rendszer kerülhet kialakításra, melynek záloga az általunk képviselt módszertan és bevezetési projekt ütemezés maximális teljesítése.
Módszertan
Az általunk képviselt és a gyakorlatban működőképes módszertan a szakmánkban jól ismert vízesés (Microsoft sure step) és agilis (agile) módszertan egyfajta ötvözete. Mindkét iránynak vannak előnyei és hátrányai, de mi annak érdekében, hogy a bevezetési projekt az Ügyfél számára is követhető és folyamatosan aktív legyen, a másik oldalról pedig ne követeljen és vonjon el túlzott erőforrásokat a produktív üzletmenettől, a kettő ötvözetét alkalmazzuk. A projekt első fázisában (felmérés) a vízesés módszertan szerint haladunk és a tervezési és fejlesztési szakasz során térünk át agilis működésre, ahol az előre egyeztetett fejlesztési sprintek szerint készül el az új vállalatirányítási rendszer ügyfélre szabott verziója. Ez kizárólag egy jól szervezett és működtetett projektmenedzsmenttel kiegészítve valósítható meg, amely nem csak a szervezettséget növeli, de biztosítékot ad a projekt idő,- és költségkeretének fenntarthatóságára is. E nélkül számunkra elképzelhetetlen egy sikeres bevezetés.
Projekt ütemek
Felmérés
A sikeres bevezetés egyik legfontosabb momentuma az Ügyfél igényeinek pontos és minden részletre kiterjedő felmérése, mely során a konzulenseink amellett, hogy bemutatják a megoldásunk alapját képező rendszer tudását és tulajdonságait, az Ügyfél adott területének teljes folyamattérképét is feltárják. A felmérési folyamat végén egy olyan dokumentum (fit/gap) kerül átadásra, amely az Ügyféllel történt közös egyeztetést követően a kialakítandó rendszer teljes funkcionalitását (projekt scope) bemutatja, és amelyet a következő lépésekben kell valósággá formálni.
Tervezés
Ebben a fázisban a felmérés során kialakult végleges projekt scope megvalósítása indul oly módon, hogy a bevezetni kívánt vállalatirányítási rendszer egyes funkciói paraméterezés során beállításra kerülnek, illetve azon funkciók, melyek az Ügyfél egyedi igényeire adnak megoldást, specifikációk révén, fejlesztésre előkészített terv formájában öltenek testet. Ennek az ütemnek a végeredménye is egy, az Ügyféllel közösen egyeztetett dokumentum (FDD), amelyben teljes részletességgel leírásra kerül a vállalatirányitási rendszer jövőbeli működése.
Fejlesztés
A projekt ütem nevéből is kiderül, hogy ebben a szakaszban az előre egyeztetett ütemben és szakaszokban (sprintenként) átadásra kerülnek a rendszer azon funkciói és folyamatai, amely az egyedi igényeket fedik le. Ennek a legnagyobb előnye, hogy az egyes területekért felelős vezetők könnyebben át tudják tekinteni a részfunkciók működését, valamint nem egy csomagban, nehezen átlátható módon kell egy még ismeretlen rendszer működését validálni. Itt már elindul a sikeres vállalatirányítási bevezetés egyik legfontosabb eleme, a részfolymati tesztelés (funkcionális tesztelés) is.
Migráció, oktatás
Ennek a szakasznak is döntő szerepe van a sikerességben. Annak érdekében, hogy Ügyfeleink könnyebben és gyorsabban átlássák az egyes funkciók működését, elengedhetetlen, hogy számunkra jól értelmezhető adatokat kezeljen már a bevezetés során is a rendszer. A kulcs itt az adatmigráció, ahol olyan ügyfélspecifikus, valós adatok kerülnek átvezetésre, amely a későbbi produktív működés során is előfordulhatnak. Ennek érdekében rendszerspecifikus sablonok átadásával és kitöltésével segítjük a munkájukat. A másik elengedhetetlen elem az oktatás. Az adott területért felelős kollégánk az Ügyfél által delegált felhasználóknak bemutatják és megtanítják a rendszer alapműködését, valamint a projekt során kialakított egyedi folyamatok használatát. Hitvallásunk szerint enélkül nem lehet egy bevezetés sikeres és nem lehet az Ügyfél elégedettsége sem maximális.
Folyamattesztelés
Ebben a szakaszban tulajdonképpen a rendszer már közel késznek tekinthető és megkezdődhet azon teljes folyamatok tesztelése, ami a valós működést hivatott szimulálni. Az Ügyfelek az oktatásokat követően konzulens kollégáink segítségével tekinthetik végig a teljes rendszert és annak hibamentes működését. Amennyiben nem a terveknek és a jóváhagyott dokumentumoknak megfelelően működik a rendszer, ebben a szakaszban van még lehetőség a hibák kiszűrésére.
Éles indulás, éles indulás utáni támogatás
A korábbi projekt ütemek szisztematikus és alapos teljesítése után az Ügyféllel történt közös döntés alapján a vállalatirányítási rendszer éles (produktív) üzembe állítható és megvalósíthatja azt a célt, melyet a projekt kezdetekor az Ügyféllel közösen meghatároztunk. Természetesen, mivel a legtöbb esteben egy új, eddig ismeretlen rendszer került bevezetésre, akadhatnak apróbb működésbeli problémák, melyek kiküszöbölése mindkét fél alapvető érdeke. Ennek érdekében az éles indulás után sem hagyjuk magukra Ügyfeleinket és a rendszer életútjának első fontos mérföldkövéig, az első ÁFA bevallásig támogatást nyújtunk a felhasználók számára, ami még szigorú értelembe véve a bevezetési projekt része. Ennek az utolsó szakasznak a sikeres lezárása után tekinthető befejezettnek a projekt és átléptethető a támogatási időszakba.
