Hogyan válasszuk ki a legjobb együttműködési szoftvert vállalatunk számára?

Korábbi cikkeinkben is foglalkoztunk már a távmunka és a hibrid modellek elterjedésével és kihívásaival, hiszen a pandémia miatt ezek a fogalmak ma már megkerülhetetlenek a céges működésben. Mi a DynaGo-nál azt valljuk, hogy, egyének felépíthetnek céget, de a sikerhez kell egy Csapat, akik hisznek egymásban. Ehhez pedig együttműködésre van szükség, amihez elengedhetetlen egy megfelelő együttműködési szoftver. Cikkünkben adunk néhány tippet, hogyan válassza ki csapatának az ideális támogatást.

Az együttműködés jelentősen megkönnyítheti a munkát, de sajnos vannak olyan esetek, amikor mégsem zajlik elég gördülékenyen. Ilyenkor számos ok mellett gyanakodhatunk arra, hogy a jelenlegi, rendelkezésünkre álló együttműködési eszközök vagy stratégiák nem elég hatékonyak. Fontos, hogy meggyőződjünk arról, vajon cégünk a számunkra optimális együttműködési szoftverbe fektet-e be, hiszen a megfelelő szoftver sikeresebbé és kényelmesebbé teheti a közös munkát

Napjainkban a digitális transzformáció a vállalatok életének is szerves része, ugyanis a legtöbb munkafolyamatot ma már online végzik. Ennek eredményeként a munkacsoportok leginkább a digitális együttműködést részesítik előnyben, hiszen a digitális technológia segítségével könnyen hozzáférhetnek a projektjükhöz szükséges összes dokumentumhoz, fájlhoz és adathoz. A Statista tanulmánya szerint 2021-ben a munkavállalók 79%-a használt együttműködési szoftvert a munkájához, ami hatalmas ugrás a 2019-es 44%-hoz képest.

 Miért van szüksége együttműködési szoftverekre?

A Deloitte szerint a digitális együttműködési eszközökkel rendelkező szervezetek 7%-kal termelékenyebbek, mint azok a szervezetek, amelyeknek nincs ilyen eszközük. A szoftverek alkalmazásával egyrészt csökkenthetők a félreértések, mivel a tagok közötti kommunikáció hatékonyabb és gördülékenyebb, egyértelműbb. Másrészt a szoftverek meggyorsítják a munkavégzést, mivel a tagok bárhonnan és bármikor könnyedén elkezdhetik és folytathatják a rájuk bízott feladatokat. És ami a legfontosabb, a kollaboratív szoftverek egy helyre központosítják a fontos fájlokat, információkat és folyamatokat, így szükség esetén a csapattagok könnyen hozzáférhetnek.

A kollaborációs szoftver az egyik legnépszerűbb és leghasznosabb eszköz az otthonról dolgozók számára. Olyan platformot biztosít, ahol távolról és valós időben tudnak együttműködni, illetve munkájukat elvégezni. Egyes kollaborációs szoftverek lehetővé teszik a különböző dokumentumokpéldául táblázatok, Word-dokumentumok, PowerPoint-prezentációk, sőt grafikai tervek valós idejű szerkesztését is.

Az együttműködési szoftverek számos téren támogatják a csapatok munkáját, ám a közös rendszer használata nemcsak a távolról, hanem az irodában dolgozók számára is hasznos. A valós idejű szerkesztés mellett automatizálási és elemzési eszközöket is kínálnak, amelyek kiválóan alkalmasak az egyes tagok előrehaladásának és teljesítményének nyomon követésére. Emellett az egész csapat látja a határidőket és mérföldköveket, így azt is, ahogy közösen haladunk a kitűzött cél felé.

Hogyan válassza ki a legjobb szoftvert vállalata számára?

Napjainkban számos céges használatra fejlesztett csoportos együttműködési szoftver közül választhatnak a vállalatok. Mindegyikük egyedi eszköztárat és funkciókat kínál az együttműködés korszerűsítésére, megkönnyítésére. Azonban a számtalan lehetőség nyomasztóan hathat, különösen akkor, ha nem tudjuk, hogy valójában milyen funkciókra van csapatunknak szüksége a mindennapokban. Így fennáll annak a kockázata, hogy azt választjuk, ami éppen népszerű, anélkül, hogy mérlegelnénk, hogy az adott szoftver megfelel-a a vállalatunk igényeinek. .

Íme néhány tipp a megfelelő együttműködési szoftver kiválasztásához.

1- Határozza meg, mire van szüksége vállalatának

Sajnos nem létezik minden üzleti problémára egyetemes megoldás. Minden vállalkozásnak megvannak a maga igényei és szükségletei. Lehet, hogy egyes együttműködési szoftverek mások számára működnek, de ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy az ÖN számára is működni fognak. Ezért fontos, hogy először meghatározza, mire van pontosan szüksége a szervezetének és a csapatoknak.

Ehhez alaposan meg kell vizsgálnia a csapatai munkafolyamatait. Határozza meg, melyek azok a gyakori szűk keresztmetszetek és problémák, amelyekkel projektjeik során találkoznak. Ezáltal képet kaphat arról, hogy milyen típusú eszközökre van szükségük ahhoz, hogy munkafolyamataik hatékonyabbá és eredményesebbé váljanak.

Például gyakori probléma a csapaton belüli átláthatóság hiánya, mely lassítja a csapattagok munkareakcióit és a projekt általános előrehaladását. Egy központosított dashboard-dal rendelkező együttműködési szoftver segíthet megoldani ezt a problémát. A funkció valós időben tájékoztathatja az egész csapatot mindenről, ami a projekttel történik.

További szempontok, amelyeket érdemes figyelembe venni, amikor együttműködési szoftvert választ a vállalkozásához:

• A vállalat mérete
• A csapatonkénti tagok száma
• Az általuk kezelt projektek típusa
• Az iparág, amelyben tevékenységét végzi

2- Keresse meg az alapvető jellemzőket/azonosítsa be az alapvető funkciókat

Ha tudja, hogy a csapatoknak mire van szükségük, könnyebb lesz meghatározni, hogy milyen funkciókat és eszközöket keressen egy együttműködési szoftverben. Mindazonáltal vannak olyan alapvető funkciók, amelyekre figyelnie kell, amikor kiválasztja saját együttműködési szoftverét. Néhány ezek közül:

• Központosított dashboard, amely az egész csapat számára átláthatóan szemlélteti a projekt előrehaladását.
• Adatelemzés és jelentéskészítés, amely értékes betekintést nyújt a csapat általános teljesítményébe és a tagok egyes projektekhez kötődő egyéni hozzájárulásának mértékébe.
• Értesítések, hogy mindenki tisztában legyen a határidőkkel.
• Megosztott tárhelyek, ahonnan a tagok könnyedén letölthetnek, és ahova feltölthetnek fontos fájlokat, illetve meg is oszthatják azokat.
• Valós idejű üzenetküldés, melynek segítségével a tagok pillanatok alatt kapcsolatba léphetnek munkatársaikkal.
• Utánkövető/tracking rendszer, hogy mindenki értesüljön egymás feladatainak állapotáról és a csapat projektjeinek általános előrehaladásáról.
• Feladatkezelő, amely segít a projekthez szükséges feladatok kezelésében és kiosztásában.

Az előbb felsoroltakon kívül vannak egyéb funkciók is, amelyekre szüksége lehet. Ezek közé tartozik a többplatformos kompatibilitás, az integrációk és a biztonsági funkciók. A legjobb virtuális együttműködési eszközök olyan átfogó lehetőségeket kínálnak, amelyek képesek alkalmazkodni a csapatok egyedi igényeihez.

3- Vegye figyelembe a személyre szabhatóság lehetőségét

Az egyéneknek saját munkastílusuk van, ám ez kihívást jelenthet az együttműködés során. A munkához való eltérő hozzáállás feszültséget okozhat a csapattagok között, ez pedig kihat az egész csapat termelékenységére és hatékonyságára.

Vannak olyan kollégák, akik csoportban szeretnek dolgozni, mert így ötleteket adhatnak egymásnak, míg mások inkább az egyedüli munkavégzést részesítik előnyben. Nehéz összeegyeztetni ezeket az ellentétes preferenciákat, de szerencsére az együttműködési szoftverek segíthetnek egyensúlyt teremteni az igényeik között, mégpedig a személyre szabással.

Az előző példát folytatva, az a személy, aki szeret másokkal együtt dolgozni, egy központi dashboard-on, videokonferencián és valós idejű szerkesztésen keresztül érheti el a „csapatban dolgozunk” érzését. Míg az a tag, aki inkább csak a munkára szeret összpontosítani, minimalizálhatja a többi taggal való interakciókat.

A személyre szabás kérdésköre kapcsán az is fontos tényező, hogy a csapattagok hogyan férhetnek hozzá az együttműködési eszközökhöz. Választhat többplatformos képességekkel rendelkező szoftvert, amely lehetővé teszi a tagok számára, hogy okostelefonjuk vagy táblagépük segítségével működjenek együtt a csapatuk többi tagjával. Manapság már különféle, kifejezetten mobilhasználatra tervezett együttműködési alkalmazások is léteznek.

4- Gondoljon az integrációkra

Tartsa szem előtt, hogy az együttműködési szoftver csak egy része a szervezet nagyobb digitális ökoszisztémájának, így fontos, hogy együttműködési szoftvere kompatibilis legyen az Ön által használt egyéb üzleti megoldásokkal. Csak ebben az esetben integrálhatóak egymásba a különböző szoftverek, melyek együtt jobb adatszinkronizálást és zökkenőmentesebb munkafolyamatokat eredményeznek.

A szoftverek integrálása számos előnnyel jár. Több olyan eszközhöz és funkcióhoz biztosít hozzáférést a csapatainak, amelyek túlmutatnak azon, amit egy szoftver kínál. Hasonlóképpen, lehetővé teszi számukra, hogy egyik feladatról a másikra lépjenek anélkül, hogy megszakadna a munkafolyamat vagy veszélybe kerülne az adatok integritása.

5- Figyeljen a költségekre

A költségek döntő szerepet játszanak annak eldöntésében, hogy melyik együttműködési szoftvert válasszuk. Bár csábító lehet a legolcsóbb opció mellett dönteni, nem biztos, hogy ez lesz a legjobb a szervezet számára. Hasonlóképpen tévedés azt gondolni, hogy minél drágább a szoftver, annál jobb a minősége. Az ár soha nem határozhatja meg igazán a szoftver hatékonyságát. Ehelyett inkább azt kell alaposan átgondolni, hogy a szoftver mennyire tudná hatékonyan segíteni a vállalkozást. 

A DynaGo csapata a felhasználói igényeket figyelembe véve, a bevált iparág-specifikus tapasztalatok átadásával örömmel vállalja, hogy Önnel közösen alakítsa ki a legjobb megoldást.

 

Kép forrása: unsplash.com