Egy ideje már a magyar Business Central (BC) felhasználók számára is elérhető a Copilot, de sokan még keresik a választ arra, hogy pontosan mire képes, hogyan működik, és milyen előnyt jelent a hazai üzleti környezetben. Az alábbiakban összefoglaljuk a legfontosabb tudnivalókat.

A Copilot megjelenésével a BC felhasználói egy olyan mesterséges intelligencia alapú asszisztenst kaptak, amely azon túl, hogy dokumentumkezelési vagy e-mailes feladatokat támogat, az ERP-adatokkal és üzleti folyamatokkal kapcsolatos kérdésekre is képes reagálni – és akár javaslatokat is tesz.

Mi az a BC Copilot?

A BC Copilot egy mesterséges intelligenciára épülő asszisztens, amely kifejezetten a Business Central környezetére készült. A rendszer nemcsak a feladatok egyszerűsítésében nyújt segítséget, hanem a háttérben futó vállalati adatok és folyamatok alapján ad javaslatokat, magyarázatokat vagy összefoglalókat.

Bár sokan gondolják, hogy a BC Copilot a Microsoft 365-ben elérhető általános Copilot megfelelője, valójában két külön rendszerről beszélünk.

A Microsoft 365 Copilot egy általános AI-asszisztens, a BC Copilot pedig a Business Central ERP rendszer speciális, üzleti adatokat kezelő mesterséges intelligenciája. A két megoldás nincs közvetlen kapcsolatban egymással.

Hol és hogyan érhető el?

A Copilot kizárólag a felhőalapú (SaaS) Business Central-verziókban érhető el – ez fontos feltétele a használatnak. A szolgáltatás jelenleg ingyenesen használható a BC SaaS előfizetéssel rendelkezők számára.

A felhasználói felületen a „Copilot” vagy „AI” megjelölést kell keresni – ahol ezek megjelennek, ott elérhetők az AI funkciók.

Egy ideje már a magyar Business Central (BC) felhasználók számára is elérhető a Copilot, de sokan még keresik a választ arra, hogy pontosan mire képes, hogyan működik. (Fotó: Microsoft)

Miért hasznos a Copilot?

A Copilot legfőbb ereje abban rejlik, hogy jelentősen gyorsítja és egyszerűsíti a mindennapi munkavégzést. Képes a meglévő adatok alapján automatikusan létrehozni például termékleírásokat, így csökkenti az adminisztrációra fordított időt és az emberi hibák lehetőségét.

A banki egyeztetések és a tranzakciók ellenőrzése során is hasznos támogatást nyújt, mivel segít átlátni az eltéréseket és felismerni a pontatlanságokat.

Emellett a döntéshozatalt is megkönnyíti: javaslatokat ad készletkezelési helyzetekben vagy pénzügyi előrejelzések készítésekor, és természetes nyelven, az átlag felhasználó számára könnyen érthető módon képes megválaszolni olyan kérdéseket, mint például „melyek voltak a legjobban teljesítő termékek az elmúlt negyedévben”.

A riportkészítést is felgyorsítja, hiszen táblázatokat és grafikonokat állít össze a rendelkezésére álló adatok alapján. A rutinszerű feladatok ellátásának terhét is leveszi a felhasználók válláról: például segít a bankszámlakivonatok egyeztetésében, a termékadatok kitöltésében vagy az ügyfélkommunikáció előkészítésében, akár ajánlatok vagy e-mail válaszok formájában. A szövegek ellenőrzését azért nem ússzuk meg, előfordulhatnak kisebb hibák, de a folyamaton sokat képes egyszerűsíteni a rendszer.

A Copilot ráadásul egyedi fejlesztésekkel is kiegészíthető, így iparág-specifikus vagy szerepkörökhöz igazított megoldásokat is képes kezelni a Business Centralon belül.

Fontos kiemelni, hogy a Copilot funkciói folyamatos fejlesztés alatt állnak, és nem minden képesség érhető el teljes körűen Magyarországon.

Mit nyújt a magyar lokalizáció?

A Copilot magyar nyelvű és jogszabályi környezethez igazított működése számos előnyt biztosít a hazai vállalatok számára. Mivel követi a magyar számviteli és adózási előírásokat, a rendszer képes értelmezni a releváns könyvelési adatokat, és javaslatot adni például a megfelelő áfakulcsok vagy adóbeállítások használatára.

Azt szem előtt kell tartani, hogy Copilot csak javaslatokat tesz, a végső felelősség minden esetben a felhasználónál van.

A NAV Online Számla rendszerrel való működés a Business Central alapfunkciója, nem a Copilot saját AI-képessége. A Copilot a NAV-adatok értelmezésében és hibák felismerésében segít, de nem maga végzi az adatszolgáltatást.

A NAV Online Számla rendszerrel való integráció miatt a Copilot a számlaadatok eltéréseire vagy hibáira is figyelmeztet, illetve segít megelőzni a legtipikusabb számlázási tévedéseket – például a késve fizető ügyfelek esetében is képes visszatérő mintákat azonosítani.

A rendszer emellett képes megérteni a magyar nyelvű utasításokat, és a vegyes – magyar és angol – kifejezéseket is gond nélkül kezeli. Ez jelentősen csökkenti a félreértésekből adódó hibákat, különösen a betanulási időszakban, amikor sok felhasználó még bizonytalan az ERP-rendszerekben használt idegen kifejezéseket illetően.

A napi operatív munka is gördülékenyebbé válik, hiszen a felhasználók saját nyelvükön kérhetnek segítséget a rendszertől.

A Copilot továbbá képes támogatni adminisztratív jellegű feladatokat. Ilyen lehet a bankszámlakivonatok főkönyvvel történő egyeztetése, a törzsadatok feltöltése vagy tisztítása, illetve a kintlévőségek kezelése, ahol a mesterséges intelligencia megfelelő hangvételű értesítést is képes javasolni. Emellett a magyar beszámolók – mérleg, eredménykimutatás, főkönyvi struktúrák – értelmezésében is segítséget ad: képes összefoglalni egy adott időszak pénzügyi eredményeit, vagy megmutatni, mely költséghelyeken érdemes további vizsgálatot végezni. A riportokat pedig akár egyetlen lépéssel exportálhatja Excelbe vagy Power BI-ba.

Fontos kiemelni, hogy bár a Copilot magyar nyelven is működik, bizonyos funkciók és kifejezések továbbra is angolul jelenhetnek meg, illetve előfordulhat, hogy a rendszer még nem minden területen tökéletes – az AI ugyanis folyamatosan fejlődik, ezért időnként lehetnek hiányosságok. A Copilot nem helyettesíti a jogszabályi megfelelés szakértői ellenőrzését sem: a célja az értelmezés és a hibamegelőzés támogatása.

Milyen üzleti területeken használható?

A Copilot az értékesítési és ügyfélkezelési folyamatokban például automatikusan előkészíti az ajánlatokat, és képes átlátni az ügyfelek rendeléseit is: könnyedén megmutatja, hogy egy adott vevő milyen rendeléseket adott le korábban, illetve milyen bevételi trendek figyelhetők meg nála.

A kommunikáció hatékonyságát is növeli, hiszen a rendszer képes megfogalmazni az ügyfélkapcsolatokban használható e-maileket és ajánlatleveleket – a nyelvi minőség itt sem minden esetben kiforrott, üzleti hangvételű, ezért célszerű ellenőrizni az automatikus szövegeket.

A beszerzés és készletgazdálkodás területén a Copilot a készletszintek optimalizálásában segít. Értelmezi a készletmozgásokat, és javaslatot tesz arra, hogy mely termékeket, milyen mennyiségben érdemes újrarendelni – a rendelésjavaslatok AI-alapú megfogalmazása jelenleg inkább ajánlás szintjén működik, nem teljesen automatizált funkcióként.

A pénzügy és könyvelés területén különösen erős a rendszer.

A banki párosítások során megvizsgálja a tranzakciókat, és javasolni tudja a megfelelő kategorizálást, illetve a vegyes tételek megoldását. A pénzügyi riportok elkészítését lényegesen meggyorsítja, mivel képes automatikus összefoglalókat adni a hónap eredményeiről, a cash-flow alakulásáról vagy akár a főkönyvi kivonat értelmezéséről. Mindezt természetes nyelvű kérdésekre reagálva is elvégzi.

A projektmenedzsmentben a Copilot elemzi a projekt státuszát, a tervezett és tényleges költségeket, valamint a munkaidő-felhasználást. Ez a támogatás azonban jelenleg inkább alap szintű, nem teljes körű AI-vezérelt elemzés.

A gyártási folyamatokat használó cégeknél a Copilot képes értelmezni a szezonális igényeket, előrejelzést adni a várható gyártási mennyiségekről, és támogatni az anyagszükséglet-tervezést. Ugyanakkor ezek a funkciók ma még inkább a Microsoft roadmapjén szereplő fejlesztési irányok, szintén nem teljes körűen elérhető képességek.

A minőségbiztosításban jegyzőkönyvek összeállításához is segítséget nyújt, ami csökkenti az adminisztrációt és a hibalehetőséget.

Miért tekinthető a Copilot a jövő egyik alapeszközének?

A mesterséges intelligencia bekerülése az ERP-rendszerekbe új korszakot nyit az üzleti működésben. A Copilot folyamatosan fejlődik, egyre több folyamatra tud reagálni emberi beavatkozás nélkül, és minden használat során tanul. Ezzel nem csupán gyorsabbá válik a napi munka, hanem a vállalatok olyan szintű adatvezérelt támogatást kapnak, amely néhány éve még elérhetetlen lett volna.

A jövőben a vállalati rendszerek természetes része lesz az AI-alapú működés, ezért érdemes már most felkészülni arra, hogyan illeszthető be ez a technológia a szervezet mindennapjaiba.

A Business Central Copilot tehát nem pusztán egy új funkció, hanem egy olyan stratégiai eszköz, amely hosszú távon is meghatározhatja a vállalatok működésének hatékonyságát és modernizációját. Persze meg kell, hogy a technológiának egyelőre vannak határai, de ahogy ezek egyre inkább kitolódnak, úgy egyre nehezebb lesz a jelenséget figyelmen kívül hagyni.

Ahogy a mesterséges intelligencia épül be a vállalati rendszerekbe, úgy válik kulcskérdéssé, hogy a cégek mikor és milyen módon kezdik el kihasználni ezeket a lehetőségeket. Ha szeretné megismerni, hogyan építhető be a Business Central Copilot az Ön vállalatának működésébe, és miként lehet már rövid távon is kézzel fogható előnyöket elérni vele, érdemes felvennie a kapcsolatot a DynaGo szakértőivel. Segítünk eligazodni a lehetőségek között, és támogatjuk abban, hogy a technológia valódi értéket teremtsen a mindennapi működésben.

Kiemelt kép forrása: Microsoft