Az üzleti folyamatok digitalizációja és automatizálása egyre fontosabb szerepet játszik a modern vállalatok életében. Az egyik leginnovatívabb megoldás az Azure AI OCR (Optical Character Recognition), amely lehetővé teszi a szöveg automatikus kinyerését különböző dokumentumformátumokból, például PDF-ekből vagy képekből. Az Azure AI OCR használatával jelentősen csökkenthető a manuális adatbevitel, így hatékonyabbá és gyorsabbá válnak az üzleti folyamatok. A Microsoft Dynamics 365 Business Central rendszerrel való integráció tovább növeli az OCR előnyeit, hiszen az automatizált adatfeldolgozás révén pontosabbá és átláthatóbbá válik a vállalati adminisztráció.

Mi az az Azure AI OCR és hogyan működik?

Az Azure AI OCR fejlett gépi tanulási modellekre épül, így képes nyomtatott és kézzel írott szövegek felismerésére is több nyelven. Az intelligens dokumentumfeldolgozás (IDP) segítségével nemcsak a szöveg, hanem a kulcselemek és strukturális információk automatikus kinyerése is lehetővé válik. A rendszer támogatja mind a szinkron (azonnali), mind az aszinkron (háttérben futó) feldolgozási módokat, így a vállalatok az igényeikhez igazíthatják az adatkinyerési folyamatokat.

A Business Central rendszerrel való integráció során az Azure AI OCR számos lehetőséget kínál a vállalatok számára.

A beérkező dokumentumok, például számlák, szállítólevelek és megrendelések digitalizálása és automatikus feldolgozása révén jelentősen csökken az adminisztratív terhelés. Az OCR API-k közvetlen kapcsolódást biztosítanak a Business Central különböző moduljaihoz, így az adatok automatikusan bekerülhetnek a rendszerbe. Az intelligens dokumentumfeldolgozással a vállalatok pontosabb és strukturáltabb adatokat kaphatnak, amelyek segítségével könnyebben kezelhetők az üzleti folyamatok. Különböző plug-inek és bővítmények is rendelkezésre állnak, amelyek lehetővé teszik a Business Central és az Azure AI OCR közötti zökkenőmentes adatátvitelt.

Az Azure AI OCR fejlett gépi tanulási modellekre épül, így képes nyomtatott és kézzel írott szövegek felismerésére is több nyelven. (Fotó: Canva)

Az integráció folyamata

Az integrációs folyamat több lépésből áll. Az első lépés a dokumentumok digitalizálása, amely során a papíralapú vagy digitális fájlokat feltöltik az Azure AI OCR rendszerébe. A következő fázis az adatkinyerés és feldolgozás, amely során a rendszer különböző gépi tanulási modellek segítségével azonosítja és strukturált adatokká alakítja a dokumentumok tartalmát. Az OCR által kinyert adatok JSON formátumban érhetők el, ami lehetővé teszi az egyszerű adatkezelést és feldolgozást.

A JSON (JavaScript Object Notation) egy egyszerű, jól olvasható adatcsere-formátum, amely kulcs-érték párokból áll. Gyakran használják webes alkalmazások és API-k adatátvitelére, mivel platformfüggetlen és könnyen feldolgozható. Támogatja az alapvető adattípusokat, például szövegeket, számokat és listákat, így ideális strukturált adatok tárolására és továbbítására.

A következő lépés az API-integráció és az adatok továbbítása a Business Central rendszerbe. Az API-k lehetővé teszik az automatikus adatátvitelt, minimalizálva ezzel a kézi bevitel szükségességét. Az adatok a Business Central különböző moduljaiba, például a beszerzési, pénzügyi vagy raktárkezelési alrendszerbe kerülnek. Az adatokat ezt követően a Business Central validálja és feldolgozza, a felhasználók pedig értesítést kaphatnak, ha valamilyen adatellenőrzés vagy módosítás szükséges. Az intelligens dokumentumfeldolgozás automatikus workflow-kat is támogat, így például a számlázási, fizetési és készletkezelési folyamatok teljes mértékben automatizálhatók.

Az API (Application Programming Interface) egy interfész, amely lehetővé teszi különböző szoftverek kommunikációját. Segítségével alkalmazások adatokat kérhetnek le vagy küldhetnek egymásnak szabványosított módon. Az API-k automatizálják a folyamatokat, csökkentve a manuális beavatkozás szükségességét.

A digitalizáció üzleti előnyei

Az Azure AI OCR és a Business Central integrációjának számos előnye van. Az automatizált adatfeldolgozás csökkenti a manuális adatbevitelből adódó hibákat, növeli a pontosságot és gyorsítja a dokumentumfeldolgozást.

A vállalatok számára ez költséghatékony megoldást jelent, hiszen a rendszer elvégzi a monoton, ismétlődő feladatokat, lehetővé téve, hogy az alkalmazottak magasabb hozzáadott értékű munkára koncentráljanak.

Ráadásul az adatok valós időben frissülnek a Business Central rendszerben, így a vállalatok mindig naprakész információkhoz juthatnak.

Az automatizált adatfeldolgozás csökkenti a manuális adatbevitelből adódó hibákat, növeli a pontosságot és gyorsítja a dokumentumfeldolgozást. (Fotó: Canva)

Hogyan néz ki mindez gyakorlatban?

Az intelligens dokumentumfeldolgozás folyamata jól szemléltethető egy számla automatikus feldolgozásának példáján keresztül. A beszállító által küldött papíralapú számlát először digitalizálják és feltöltik az OCR rendszerbe. Az OCR motor ezt követően kinyeri a releváns adatokat, például a számlaszámot, a dátumot, a beszállító nevét, a számla tételeit és az összegeket. A kinyert adatok JSON formátumban érhetők el, majd API-hívások segítségével közvetlenül továbbíthatók a Business Central rendszerbe. A Business Central beszerzési és pénzügyi moduljai automatikusan feldolgozzák az adatokat, frissítik a készletinformációkat, és ha szükséges, elindítják a számla jóváhagyási folyamatát. A rendszer a folyamat részeként értesítéseket küld a felhasználóknak, és lehetőséget biztosít az adatok ellenőrzésére, ezzel biztosítva a kinyert adatok emberi validációját.

Ez az integráció lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy gyorsabban és hatékonyabban dolgozzák fel az üzleti dokumentumokat, csökkentsék az emberi beavatkozás szükségességét, és növeljék az adminisztratív folyamatok átláthatóságát.

Az Azure AI OCR és a Business Central együttműködése nemcsak az adatfeldolgozási folyamatokat teszi hatékonyabbá, hanem hozzájárul a vállalatok digitális transzformációjához is. Az integráció konfigurálható, és bizonyos esetekben egyedi fejlesztésekre is szükség lehet a vállalat specifikus igényeinek megfelelően.

Ha érdeklik a további részletek vagy a konkrét implementációs lehetőségek, forduljon bizalommal a DynaGo szakértőihez!

Kiemelt kép forrása: