ERP-rendszer: honnan tudjuk, mikor jött el a frissítés ideje ?

Az ERP-rendszer naprakészen tartása az egyik legfontosabb feltétele a teljes mértékben működő és hatékony ERP-rendszernek. Egy rendszer frissítése önmagában ijesztőnek tűnhet sokak számára, sőt még az a kérdés is felmerül, hogy egyáltalán honnan tudhatjuk, hogy frissíteni kell a rendszerünket. És vajon elég, ha frissítünk, vagy netán egy új-rendszer bevezetése a jobb választás? Az alábbi kérdések megválaszolásával könnyen beazonosítható, hogy mikor van valóban szükség frissítésre!

Az első és egyben legfontosabb kérdés: a vállalkozás minden része zökkenőmentesen, hatékonyan és minimális kézi művelettel működik?

Ha erre a kérdésre nem tudunk határozott igennel válaszolni, akkor valószínűleg itt az ideje, hogy megtegyük az első lépést, amit a rendszer működésének elemzésével és az üzletmenetünkhöz kritikus követelmények meghatározásával kezdünk, majd ehhez képest megnézzük azt is, hogy a piacon elérhető legújabb ERP-technológiák közül melyik a legalkalmasabb arra, hogy cégünk üzleti tevékenységét modernizáljuk. Az informatikai piac folyamatosan fejlődik és ezzel párhuzamban a vállalati szoftverek is folyamatosan változnak, az újabb rendszerek pedig egyre több funkciót kínálnak; integrációt más szoftverekkel, olyan funkciókat, amelyek korábban nem voltak alapvető fontosságúak, de ma már gyakran alapfelszereltségnek számítanak, mobilfunkciókat, továbbfejlesztett analitikát, könnyű használatot és még sok egyéb mást.

Milyen változáson megy keresztül épp a cégünk, netán növekedő pályára álltunk? A jelenlegi ERP háttér tudja biztosítani az ehhez szükséges technológiai hátteret?

Számos mérföldkő vagy kritikus esemény jelezheti, hogy egy vállalkozás megérett az ERP-rendszerei frissítésére. A legnyilvánvalóbb az, amikor egy szervezet jelentős változást vagy növekedést tapasztal, vagyis új stratégiai irányokba lép, például új piacok felé nyit, új termékeket értékesít, vagy esetleg új üzletágat indít.

Ahhoz, hogy a vállalat változó környezetben is megfelelően helyt álljon és a kívánt üzleti célok megvalósuljanak, fontos, hogy az adatok zökkenőmentesen nyomon követhetők, könnyen elemezhetők és értékelhetők legyenek. Ha netán a jelenlegi rendszer már most is nehézségekkel küzd, akkor elég nyilvánvaló, hogy bármilyen új üzleti növekedéshez már elengedhetetlen lesz, hogy az üzletmenetet támogató rendszerünk is friss legyen.

Hogy állunk a versenytársakhoz képest?

Magától értetődik, hogy egy jó vállalatvezető azt is figyeli, mi történik a piacon, mennyire iparkodnak versenytársaink. Ha mindenki más elhúz mellettünk a fejlesztésekkel és csak mi nem vagyunk naprakészek, nem rendelkezünk a jelenleg már szabványosnak számító új technológiai funkciókkal, akkor enyhén szólva nincs versenyelőnyünk, sőt, lemaradunk. Érdemes tehát tudni, hogy milyen technológia jellemző az adott vállalat iparágára, és milyen rendszereket használnak a versenytársak. Ez segíthet eldönteni, hogy a jelenlegi technológiával a mezőny élén tudunk-e maradni, vagy már inkább egy új rendszer szükséges ahhoz, hogy megtartsa, vagy tovább fejlessze a cég a piaci pozícióját.

Van-e még támogatás a jelenleg használt technológiára?

Előbb-utóbb egy-egy technológia annyira elavul, hogy még a forgalmazó sem vállalja a további frissítéseket. A vállalati szoftverek piaca gyorsan változik, és a forgalmazó néha egy un. megszüntetési záradék útján sarkallja az ügyfeleit arra, hogy frissítsenek új, zászlóshajós termékére – ami nem biztos, hogy a legjobb megoldás minden vállalat számára. Ezek a jelek mind arra utalnak, hogy meg kell tenni a szükséges elemző lépéseket, hogy lássuk a lehetőségeket és átgondoljuk rendszerünk frissítését.

A fenti szempontok segítségével pontosabb képet kaphatunk arról, hogy mikor szükséges az ERP frissítése, de honnan tudhatjuk, hogy melyik a jobb döntés: a meglévő ERP-t frissíteni, vagy újat telepíteni?

A frissítés a jelenlegi szoftverproblémák javításait vagy a szükséges bővítményeket tartalmazza. Például az ERP-szoftver új verziója tartalmazhat olyan rendszer-bővítményt, amely hiányzott a régi verzióból, viszont hatékonyan támogatja a vállalat működését. Ezenkívül, a frissítés a legtöbb esetben eleve kedvezőbb felhasználói élményt nyújt, így az új verzióban már könnyebben navigálhatnak és ez nagyobb elégedettséget eredményezhet.

Az ERP- frissítés akkor is jó választás lehet, ha a teljes rendszer cseréje meghaladja a költségvetési keretet. A szoftverfrissítési licencek általában olcsóbbak, mint egy teljesen új rendszer és a hozzá tartozó licencek megvásárlása, így a frissítés gazdaságosabb. Emellett egy frissítési projekt megvalósítása kevésbé erőforrás- és időigényes, mint egy teljes ERP-implementáció.

Emellett azt is fontos megemlíteni, hogy bizonyos szolgáltatók eleve ajánlanak új funkciókat, frissítéseket a szoftverhez. Például a Microsoft SaaS verziójában a főverziók közötti frissítéseket (Release-ek) már úgy valósítják meg, hogy az ügyfélspecifikus, egyedi fejlesztések érintetlenül futhassanak tovább a friss verzión.

Ezzel szemben bizonyos esetekben érdemesebb mégis új ERP-rendszer bevezetés mellett dönteni. Ilyen lehet az, amikor egy szervezet egyesülésen vagy felvásárláson megy keresztül, vagy egyszerűen csak a vállalat kinőtte a jelenlegi ERP-szoftverét. Lehet még indok, ha különleges, iparágspecifikus igényeink vannak, melyeknek egy újabb, specifikus ERP-szoftver jobban megfelel, ez szintén az új rendszer felé billentheti a mérleg nyelvét. Az egészségügy, a gyógyszeripar, a szolgáltatóipar, az élelmiszeripar mind olyan iparágak, melyek egyedi igényeket igyekeznek kielégíteni.

Minden egybevetve, érdemes alaposan átgondolni, hogy egy adott szoftver, vagy szoftverfrissítés mennyire tudná hatékonyan segíteni a vállalkozást. A DynaGo a legmodernebb technológiai fejlesztések ismeretében vállalja, hogy a felhasználói igényeket figyelembe véve, ügyfeleivel közösen alakítja ki a legjobb megoldást.

 

Kép forrása: pexels.com