Mi kell ahhoz a Megrendelőtől, hogy jól működő vállalatirányítási rendszere legyen

Általános tény vagy megállapítás a világban, hogy egy jól működő partneri kapcsolathoz – legyen az emberi vagy cégek közötti – mindig két fél szükséges, egyik a másik nélkül nem tud maradandót létrehozni. Ez természetesen egy vállalatirányítási rendszer bevezetésekor is így van és minden esetben a felek egy vagy több szerződéssel meg is erősíti ezt. Ám szokták mondani, nem elég a törvényt jól kitalálni, azt be is kell tartatni a rend fenntartása érdekében.

Jelen írás arra a sok éves tapasztalat alapján kialakult jelenségre próbál rámutatni és felhívni a figyelmet, hogy egy sikeres bevezetési projekthez nem csak a jogászok által jól körüljárt szerződésre van szükség, hanem az Ügyfél oldalán felmerülő, a szerződések szövegén túlmutató hozzáállásra, hitre és együttműködő magatartásra is.

Kezdjük mindjárt a legmagasabb szinten mind az ügyféloldali hierarchia, mind pedig a projekt felmerülésének, kialakulásának időbeliségét tekintve. 

Elkötelezettség

Az ma már közismert és kialakult gyakorlat, hogy egy hatékonyan és gazdaságosan működő cég mindennapjai elképzelhetetlen a kollaboráció, digitalizáció és az otthoni munkavégzést is támogató, azaz egy jól működő, a cég folyamataira szabott vállalatirányítási rendszer nélkül. Ezt sajnos az elmúlt két év pandémiás helyzete is többször bebizonyította. Egyre több cég vezetése szembesült azzal a ténnyel, hogy egy ilyen rendszer nélkül nem tud egyszerre több telephelyen vagy önálló cégként home office környezetben dolgozni anélkül, hogy a folyamatai zökkenőmentesen működjenek. Erre legtöbbször a vezetőség eszmél rá legkorábban, de van olyan eset is, mikor „alulról” érkezik a kezdeményezés. Függetlenül a bekövetkezés módjától nagyon fontos a sikeresség szempontjából, hogy ez az elkötelezettség – azaz, hogy új vállalatirányítási rendszerre van szükségünk – ne csak a vezetőség szintjén legyen evidencia, hanem az ún. kulcsfelhasználók (gazdasági, logisztikai, értékesítési vezető, gyártást vagy projekteket irányító vezetők) higgyenek az új rendszert adta lehetőségekben és 100%-ban a projekt sikeressége mellett álljanak. Az ideális helyzet az, amikor Ügyfél oldalon a szakkönyvekben is többször megírt Szponzor- Döntéshozó-Szakmai vezető hierarchia fel tud épülni. Sajnos nem egyszer a projekt elhúzódását, legrosszabb esetben a megszűnését jelenti az, amikor a Megrendelő oldalán felállt projekt szervezetből valamelyik elem hiányzik vagy gátolja a bevezetést a „ezt a régi rendszer is tudta, csak jobban” vagy „miért van nekünk szükségünk erre” attitűdök mentén.

Folyamatok

Egy sikerese bevezetés elengedhetetlen feltétele, hogy az Ügyfél tisztában legyen a vállalat összes meghatározó folyamatával. Értelemszerűen ezt szerződésben nem minden esetben előírható feltétel, de mivel minden valamirevaló projekt egy felmérési szakasszal indul top prioritás, hogy az Ügyfél tisztában legyen saját működésével és azt jól összeszedetten el is tudja mondani a konzulens kollégáknak, hisz ez képezi majd a rendszer gerincét, a fejlesztendő és paraméterezendő funkciók beállítását. Sok esetben ez nem valósul meg, ezért a Megrendelő oldalán ezt fel kell ismerni és vállalni, hogy adott esetben szakértő vagy tanácsadó bevonása szükséges a vállalti folyamatok leírása érdekében (BPR). A fő veszélyfaktor ott bújik meg ennél a problémánál, hogy egy rosszul interpretált struktúrára értelemszerűen egy rossz projekt scope, ergo rendszerterv készül és miután az Ügyfél ennek elfogadásakor sincs tisztában ezzel a ténnyel, sok napnyi munka és fejlesztés után, a tesztelési folyamat közben ébred rá arra, hogy valójában az új vállalatirányítási rendszer nem úgy működik „ahogy a régi” vagy ahogy elképzelték a projekt életre hívásakor. 

Ez ellen többféle módon is védekezhet egy bevezető partner, de egy professzionális rendszer demo tud a leginkább segíteni. Egyrészt rámutat arra, hogy az új rendszer milyen logika és folyamatok mentén működik, ezáltal az Ügyfél végiggondolhatja a saját belső folyamatait és időt és költséget megtakaríthatva elkerülhető a „fejlesszük olyanra, mint a régi rendszer volt” hatás.

Tesztelés

Evidensnek tűnik, ám sok esetben mégsem az, hogy a korábban felmért és közösen kifejlesztett rendszert az Ügyfél kulcsfelhasználóinak alaposan és minden körülményt figyelembe véve tesztelnie szükséges. Enélkül a rendszer nem helyezhető éles üzembe, hisz a nem megfelelő működése kézzelfogható anyagi károkat is tud okozni rövid idő alatt is. A tesztelés során az egyes részfunkciókat és komplett céges folyamatokat is végig kell tesztelni (tesztadatok segítségével), amiben a bevezető partnerek, főleg egy teljesen ismeretlen új rendszer esetében segítenek és az Ügyfél kulcsfelhasználóival közösen együttműködve végzik azokat el. A problémák többnyire akkor adódnak ha a kulcsfelhasználók számára nincs megfelelő idő biztosítva erre és a cég alapműködése mind időben, mind pedig energiában elsodorja őket. Ez az Ügyfelek fontos felelőssége, hogy időt és erőforrást biztosítsanak a tesztelési időszak sikeres kivitelezésére.

Oktatás

Szintén egy sarkalatos pont, ami általában a szerződésekben jól körülírt, ám a valóságban a hiánya komoly gondot okozhat vagy a számonkérés hiányából fakadó ismerethiány. Az Ügyfeleknek figyelmet kell fordítaniuk arra, hogy ne csak az oktatás megtörténtének ténye következzen be, hanem a tudás is megfelelő módon kerüljön átadásra, hisz most nem egy általános iskolai földrajzóráról beszélünk, ahol azt gondolhatja a diák, hogy rendben az óra megvolt és majd egyszer lesz egy dolgozat, amin túl kell esni, hanem ezt a napi életben felelősséggel kell tudni használni, mely a cég életét és hatékony működését befolyásolhatja. Ennek érdekében Ügyfél oldalon minden esetben szükség van a tesztelések során is említett időfaktorra, hogy az adott felhasználónak maradjon ideje a tanulásra a napi munkája mellett. A tudástranszfer megtörténtéről pedig legbiztosabban akkor bizonyosodhat meg, ha az oktatási és tanulási időszak után a bevezető partner segítségével teszt vagy vizsgafeladatokat állíttat össze és azt a felhasználókkal megoldatja. Adott esetben, ha a kiértékelés negatív eredményt mutat, célzott újraoktatás von vagy vonhat maga után.

Adatmigrtáció

Egy nagyon fontos eleme a bevezetési projekteknek az adatmigráció, amit sajnos az Ügyfelek hajlamosak félvállról venni, hogy „rendben, azokat majd adjuk”, de nem veszik figyelembe, hogy a vállalatirányitási rendszerek testreszabásuk és elkészültük után egy jól végiggondolt, logikailag felépített, kódolt rendszerek, melyek pontos adatok nélkül mit sem érnek. A projektek egyik legfontosabb fázisa az, mikor a valid éles adatokkal feltöltjük és telepítjük az éles induláshoz. Miután a technológiában ott még nem tartunk, hogy a mesterséges intelligencia (AI) is része legyen a rendszernek, csak akkor működik helyesen, ha a megfelelő adatok a megfelelő helyre kerülnek benne. Erre a vállalkozó ún. sablonokat biztosít az Ügyfelek számára, melyek kitöltése első hallásra egyszerű feladatnak tűnik, de az esetek többségében nem az! Ilyenkor derül ki, hogy az adatok nem egy helyen tároltak, így a konzisztenciájuk megkérdőjelezhető vagy többségük olyan régi, hogy sok esetben már nem is érvényesek. Nem beszélve egy esetleges évközi indulásról, ahol a számviteli megfelelősség miatt még évközi nyitó könyvekre is szükség van. Ez általában óriási erőfeszítésnek élik meg az Ügyfelek és valójában az is, főleg ha nem számítanak vagy készülnek rá időben. Emiatt, mivel a projekt felmérésének nem része az Ügyfél adat mennyiségének és minőségének a megállapítása ezt minden esetben a bevezetők t&m (time & material) alapon vállalják ezzel is felhívva a figyelmet a fontosságára és mint költségtényezőre.

Természetesen rengeteg emberi szempont és tulajdonság is közre játszhat még a sikerhez vezető úton, de összegzésként elmondható, hogy ha a fenti szempontok helyesen kezeltek és emellé egy nyitott és szakmailag magasan képzett bevezető partner társul a projekt sikerre ítéltetett.